Eerste hulp bij zelfsturing – 3 tips

“Hou op over zelfsturing. Dat gaat bij ons helemaal mis.” Op het verjaardagsfeestje van mijn zwager raakte ik in gesprek met een van zijn vrienden. Ik vertelde hem over mijn aanstaande boek: “Management Mythes” Waarin ik mij afvraag of onze organisatie nog wel werkt. Het was de trigger voor een bak ellende. Zowel mijn zwager als zijn vriend zijn werkzaam in de zorg en hebben allebei te maken met het fenomeen zelfsturing. In navolging van het succesvolle Buurtzorg, denken ook andere zorgbestuurders het licht te zien. Zelfsturing wordt blijkbaar gezien als het nieuwe wondermiddel dat de kosten in de zorg drastisch moet verlagen. Vanuit een spreadsheet gerekend is dat zo gek nog niet. Als je op een team van 15 mensen de duurste medewerker kan besparen, dan levert dat veel virtueel geld op. Na deze simpele rekensom is het besluit snel genomen.

Tijd om zelfsturing te implementeren dus. Bij beide heren op het feestje werd het besluit top-down genomen, werd een complete managementlaag de laan uit gestuurd, werd vervolgens zelfsturing uitgerold en konden de managersloze teams het vervolgens allemaal zelf uitzoeken. Standaard antwoord op alle vragen over de nieuwe, onduidelijke situatie aan het hoger management (die zaten er namelijk nog wel), werd steevast beantwoord met: “Kijk maar hoe je het zelf oplost, jullie zijn professionals en binnen het concept van zelfsturing kijken we eerst hoe jullie zaken zelf oplossen.” Resultaat van zelfsturing in dit geval, veel frustratie en stress.

Zelfsturing zou wel eens een goed alternatief kunnen zijn voor de bekende, traditionele vorm van organiseren. De weg van oud naar nieuw is alleen verre van geplaveid. Het is een expeditie door onbekend terrein, waarbij we elkaar goed vast moeten houden om geen reisgenoten te verliezen. De ultieme oplossing is er niet, maar ik heb wel drie tips als jij met jouw afdeling of organisatie de reis naar (meer) zelfsturing overweegt.

Ga van oud naar nieuw op de nieuwe manier
Aan de basis van zelfsturing ligt autonomie als sterke intrinsieke motivator. Besluiten van bovenaf en uitrollen op de traditionele manier gaat juist tegen deze motivator in. Als je naar een nieuwe organisatievorm wil, start dan direct door het veranderproces te ontwerpen volgens de principes van de nieuwe vorm: participatie van iedereen, dialoog en transparantie. Lastig voor daadkrachtige bestuurders omdat het lijkt te leiden tot vertraging. Maar uiteindelijk leidt het tot een enorme versnelling omdat de verandering direct start bij het eerste gesprek, in plaats van na de goedkeuring van de plannen.

Stel een goede vraag
“Hoe gaan we zelforganisatie invoeren?” is een verkeerde vraag om het veranderproces te starten. Zelforganisatie is een mogelijke oplossing die direct de vraag oproept bij collega’s: “Waarom zelforganisatie?” Terwijl de vraag die beantwoord moet worden door de organisatie het echte probleem moet bevatten. Zorg dat collega’s de ruimte hebben om de urgentie van verandering te begrijpen en accepteren. In de zorg kan dat zijn: “Hoe kan de wijze waarop wij georganiseerd zijn bijdragen aan hogere kwaliteit en lagere kosten?” Dan leidt zo’n vraag tot creativiteit en innovatie. Maak met elkaar vanuit deze vraag een ideaal beeld van de organisatie, de richting van de verandering.

Doe!
Lang nadenken en dikke plannen maken heeft niet zoveel zin als de toekomst onvoorspelbaar is. Plannen kunnen na de eerste ervaring in de “echte” wereld veelal direct in de prullenbak. Als er geen blauwdruk is, geen routekaart, dan is op ontdekkingsreis gaan het enige alternatief. Kom in beweging en begin met doen. De gezamenlijk ontwikkelde richting zorgt ervoor dat iedereen dezelfde kant op kan experimenteren. Bedenk met elkaar een beperkt aantal onderwerpen waar je morgen meer zelforgansiatie in kan brengen en ga dat doen. Reflecteer er regelmatig met elkaar op om samen bij te sturen en te leren. Begin kalm aan. Neem kleine overzichtelijk onderwerpen waar veel positief effect bij collega’s te verwachten is en weinig risico voor de bedrijfsvoering.

Vier succes, bouw voort op het enthousiasme en maak plezier. Want het is toch prachtig dat wij samen nieuwe werelden mogen ontdekken en kunnen werken aan mensgerichte organisaties met betere prestaties en gelukkige mensen.