Voice-over (Station promo): Hoe geef je richting aan verandering? Hoe maak je impact met visie, leiderschap en innovatie? Je hoort het op het podcastkanaal New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Hier vind je al onze programma's voor businessshapers. Met gesprekken met leiders, ondernemers en vernieuwers die hun organisatie klaarmaken voor de volgende sprong. Check je favoriete podcastplatform en abonneer je op New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. New Business Radio. Let's talk business. Met nu People Power met Glenn van der Burg.
Glenn van der Burg (Host): People Power is een programma over de kracht van mensen in organisaties. Met interviews en laatste inzichten voor betere prestaties en gelukkige mensen. Deze week ga ik in gesprek met Daphne Depassé, auteur van Factor K – How to make knowledge work. De organisaties van de toekomst zijn organisaties die in staat zijn om krachtig te sturen op de factor kennis. Maar hoe doe je dat dan? Kennis veroudert steeds sneller, kennis verdwijnt met de collega’s die afscheid nemen, zeker nu al die babyboomers zo’n beetje met pensioen gaan. En de behoefte aan kennis verandert met de veranderende organisatie. Waar begin je? Wat zijn de mogelijkheden? Wat zijn de valkuilen? Hoe doen anderen het? In haar boek Factor K – How to make knowledge work helpt Daphne Depassé met deze vragen en die hulp biedt ze ook in deze aflevering van People Power. In de column van Jeroen Büscher weer een nieuwe don’t voor managers: stop niet met roken. Wil je de nieuwste afleveringen van People Power via WhatsApp? Sla ons nummer op, stuur ons een berichtje met je naam en ‘podcast aan’, dan sturen we de nieuwste afleveringen zodra ze online staan. Fijn dat je luistert naar People Power. Daphne, wat fijn dat je er bent. Kennis: er is veel over geschreven, heel veel managementboeken. Ik zie niet zo vaak meer boeken over kennis langskomen. Er was een tijd dat kennismanagement heel erg in was. Iedereen bouwde systemen waar ze van alles in stopten. Dat is een beetje weggezakt. Onterecht, denk ik.
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): Onterecht. In de beginjaren 90 was het een booming onderwerp. Iedereen moest er iets mee. Maar het ging vooral over dingen vastleggen in systemen. De ICT was daar nog niet klaar voor. Mensen moesten verschrikkelijke dingen doen met systemen: documenten vastleggen en dan twintig, dertig velden invullen, tientallen wachtwoorden om ergens bij te komen. Niet gebruiksvriendelijk. Vrij snel werd ‘kennismanagement’ gekoppeld aan ICT en ellende. Het werd een intern scheldwoord. Kennismanagers werden de mensen die anderen achter de broek aan zaten om vooral kennis te delen en vast te leggen. Dat was ook geen dankbare taak.
Glenn van der Burg (Host): Waarom is het toch belangrijk dat we met dit onderwerp bezig zijn?
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): Omdat in veel organisaties kennis de core business is. Het succes van organisaties, overheid of commercieel, hangt samen met de kennis van de mensen die er werken. We verdienen ons geld meer met kennis dan met producten. Dan is het raar als je dat niet slimmer, leuker en beter organiseert. Het is je belangrijkste asset.
Glenn van der Burg (Host): Wat gaat er mis als we het niet op orde hebben?
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): De oude ICT-ellende is er nog steeds. Kennis is een breed begrip. Je hebt expliciete kennis die je kunt vastleggen, zoals wat we nu doen. En je hebt impliciete kennis in de hoofden van mensen, waardoor jij een goede presentator bent. Dat kun je niet zomaar opschrijven. Het gaat over kennis ontwikkelen en leren, liefst op tijd en het liefst voor anderen uit. Over kennis delen, borgen en vooral gebruiken. Opleidingen volgen en daarna niets toepassen: dan is het waardeloos. Volle databases en archieven zonder dat je nadenkt wat je wel of niet archiveert: zinloos werk. Er wordt veel in tijdelijke teams gewerkt, maar wie stop je in dat team? Vaak wie tijd en zin heeft of wie je kent. Zelden op basis van wat mensen echt weten en kunnen. Het is ook lastig om te weten wat iedereen kan. Mensen vinden hun eigen kunnen vanzelfsprekend. Er is veel verborgen kennis. Zelfs als je mensen vraagt het vast te leggen, blijft het onvolledig. Anderen laten vertellen wat jij goed kan, helpt. Maar technologie maakt het weer lastig: noem je jezelf expert na twee jaar? In een machocultuur durft niemand dat, of juist iedereen. Toch is er veel potentieel. Met kleine interventies kun je het slimmer en leuker maken, geen miljoenenprojecten nodig.
Glenn van der Burg (Host): Peoplepower. Inspirerende gesprekken over de kracht van mensen in organisaties. We hebben het belang van kennis geschetst. We worden straks praktisch, maar eerst de oorzaken: hoe zorg je dat de randvoorwaarden kloppen?
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): In de praktijk gaan we te snel van probleem naar tool: een systeem, een community, social media. Of we kopiëren iets leuks van een andere organisatie. Dan werkt het vaak niet, omdat we de oorzaken niet kennen: mensen zien het nut niet, vinden het niet relevant, durven niet door machtsstructuren, missen vaardigheden, haken af op het woord ‘kennismanagement’, of vinden collega’s niet sympathiek. Als de voedingsbodem ontbreekt, werken oplossingen niet, tenzij je daar interventies op zet. In mijn boek gebruik ik de scan van zes poorten: - Weten: snappen mensen dat het belangrijk en nuttig is? Weten ze wat en hoe? - Willen: perceptie, vertrouwen, loyaliteit, relevantie en waarde voor jezelf en de organisatie. - Kunnen: vaardigheden, onder woorden brengen, durven. - Mogen: gelegenheid, tijd, geld, vertrouwen vanuit management. Dat zijn de vier poorten om te starten. Om te blijven doen zijn er: - Resultaat: voldoening, werkplezier, zichtbaar effect. - Stimulans: op allerlei manieren blijven prikkelen. Als alle poorten openstaan, komt het goed. En maak het leuk: laat mensen dingen doen op manieren die ze leuk vinden. Niet iedereen wil schrijven of lezen. Houd rekening met leervoorkeuren: luisteren, kijken, ervaren/doen. En ook met hoe iemand zijn kennis het liefst overdraagt.
Glenn van der Burg (Host): Heb je een voorbeeld waar het goed werkt?
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): Zonder namen: bij een semi-overheidsorganisatie zetten ze de kenniswerkers aan het roer. Management bepaalt het wat: strategische doelen en over welke thema’s kennis ontwikkeld en gedeeld moet worden. Het hoe is aan de mensen zelf: video maken, studiereis, onderzoek, gluren bij de buren. Vrijheid binnen duidelijke kaders: er wordt verwacht dat je dit doet, en over welke kennis het precies gaat. Begin klein met één thema, verzamel ideeën en geef ruimte aan verschillende vormen. Zo ontstaat variëteit in aanbod en bereik je meer mensen. Sommige mensen hebben houvast nodig: bied dan formats als structuur. Leer continu van wat je inzet: als iedereen alleen filmpjes maakt of deadlines te ver weg liggen, stuur bij. Wendbaar werken dus.
Glenn van der Burg (Host): We praten zo verder met Daphne Depassé en dan naar de kleine dingen die je morgen kunt doen. Eerst de column van Jeroen Büscher: een don’t uit zijn boekje Don’ts for Managers. Deze keer: stop niet met roken.
Jeroen Büscher (Columnist, auteur Don’ts for Managers): Stop niet met roken. Niet omdat ik voor roken pleit, maar omdat onderzoek laat zien dat rokers een heel klein carrièrevoordeel hebben: ze ontmoeten onder het afdakje mensen die ze anders niet zouden spreken. Zo bouwen ze een rokersnetwerk op. De les: in platte organisaties met zelfwerkende professionals is een breed netwerk cruciaal. Verbind je kwaliteiten met die van anderen; 1+1 wordt 3. Bouw niet alleen relaties met wie je toch al samenwerkt. Investeer in relaties buiten je natuurlijke kring. Je hoort andere geluiden, nieuwe inzichten, nieuws uit organisatie en vak. Professionaliteit vraagt permanent openstaan voor andere dynamieken en inzichten. En ja, roken is slecht; stop vooral als je bezig bent. Maar snap de onderliggende les: creëer rituelen om even uit je werk te stappen, mensen te ontmoeten en je netwerk te verbreden.
Glenn van der Burg (Host): Dank je, Jeroen. Misschien hebben we een nieuw ritueel nodig: samen even niet roken. Meer koffie drinken mag ook. En voor iedereen die net is gestopt: hou vol.
Mark Janssen (Cineo-medewerker Learning & Development, Paresto): Ik ben Mark Janssen, Cineo-medewerker Learning & Development bij Paresto, de cateraar van het ministerie van Defensie. In mijn organisatie verdwijnt elke mist en de lucht wordt steeds blauwer, omdat ook ik luister naar People Power.
Glenn van der Burg (Host): Vond je de jingle van Mark leuk? Stuur een WhatsApp en spreek je eigen jingle in, dan zet ik er een muziekje onder. Wel graag iets positiefs. Terug naar Daphne Depassé, auteur van Factor K. We beloofden kleine dingen die je morgen kunt doen om kennis te ontwikkelen, verspreiden, vastleggen en delen.
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): Informele ontmoeting werkt. Organiseer koffietrails: spreek af dat je elke maand koffie drinkt met iemand die je nog niet kent. Maak het leuk en geef opties: koffie, biertje, wandeling. Investeer in een goede koffiecorner; dat is een kleine investering met groot effect. Mensen ontmoeten elkaar, hebben even wacht- en kletstijd. Borrels helpen ook, kleinschalig en laagdrempelig. Een koelkast met wat drank kan, mits er geen misbruik van wordt gemaakt. Kennis is sociaal: zelfs als informatie is vastgelegd, geven mensen er betekenis aan en speelt vertrouwen mee. De fysieke omgeving doet veel: stem ruimtes af op je doel. Voor snelle besluiten: strak en functioneel. Voor delen en verdiepen: warm, comfortabel, uitnodigend.
Glenn van der Burg (Host): Wat kan eigenlijk nooit misgaan en is altijd oké?
Daphne Depassé (Auteur van Factor K – How to make knowledge work): Er is geen one size fits all. Een werkende vorm in de ene organisatie werkt niet per se in de andere. Voorbeeld: innovation battles of Olympics, zoals bij McKinsey, werken top in competitieve omgevingen. In een bibliotheek of zorgorganisatie wellicht minder. Kies een relevant thema en vraag mensen hoe zij er kennis over willen ontwikkelen en delen. Diversiteit is het sleutelwoord: varieer in vormen en kanalen, geef richting in het wat en waarom, en laat het hoe bij de mensen. Bied tegelijk ruimte én houvast. Monitor en leer continu.
Glenn van der Burg (Host): Wat ik meeneem: organisaties en mensen zijn divers, dus organiseer kennis ook divers. Geef richting in wat en waarom, en laat het hoe ontstaan bij de mensen. Helder hebben wat je wil en waarom is nodig om de zes poorten open te zetten. Dank je wel, Daphne Depassé, auteur van Factor K. Er is een boek te winnen voor een snelle reageerder; hoor je dit veel later, dan is het waarschijnlijk al weg. In de volgende aflevering van People Power hebben we het over inclusie en participatie van mensen met een beperking of afstand tot de arbeidsmarkt, met Pim Brouwer (VodafoneZiggo) en Sven Romkes. Luister via peoplepower.radio. Fijn dat je luistert.