Voice-over (Jingle) (New Business Radio): Hoe geef je richting aan verandering? Hoe maak je impact met visie, leiderschap en innovatie? Je hoort het op het podcastkanaal New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Hier vind je al onze programma's voor businessshapers. Met gesprekken met leiders, ondernemers en vernieuwers die hun organisatie klaarmaken voor de volgende sprong. Check je favoriete podcastplatform en abonneer je op New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Nieuw Business Radio. Let's talk business. Met nu People Power met Glenn van der Burg. People Power is een programma over de kracht van mensen in organisaties. Met interviews en laatste inzichten voor betere prestaties en gelukkige mensen. Deze week gaat Glenn van der Burg in gesprek met Ingrid van der Vorst van Versa Welzijn.
Glenn van der Burg (Host): You cannot build an organization fit for the future if it's not fit for human beings. In deze gevleugelde uitspraak van professor Gary Hamel verbindt hij de toekomstbestendigheid van organisaties aan de mate waarin een organisatie in staat is om het beste in mensen naar boven te halen. Wij denken dat HR daar een sleutelrol in heeft. In de reeks HR Creates People Power gaan we met HR-verantwoordelijken in gesprek over de kracht van mensen in organisaties. Wat is je visie op innovatie, ondernemerschap en continu verbeteren? Wat is de kracht van mensen en wat ook de zwakte? En welke rol speelt HR hierin? In deze aflevering is Ingrid van der Vorst, manager P&O en Facilities bij Versa Welzijn, te gast. Jeroen Büsscher verzorgt de column en heeft het over vergaderen. Wil je meer afleveringen van HR Creates People Power luisteren of zelf te gast zijn, ga naar peoplepower.radio en klik op radioreeksen. Je kunt ons uiteraard ook beluisteren via Spotify: zoek op People Power Podcast. Fijn dat je luistert. Ingrid, leuk dat je er bent.
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Dankjewel. Ik ben gevraagd via Tom van de Achmea Open Netwerkgroep. Ik praat graag over mijn werk en Versa is een ontzettend leuke organisatie, dus ik doe graag mee.
Glenn van der Burg (Host): Mooi. Ben je op de fiets gekomen?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Nee, ik moet zo naar Houten en ik woon niet in de buurt, dus ik ben met de auto.
Glenn van der Burg (Host): We beginnen elke aflevering van HR Creates People Power bij de uitdagingen van de organisatie. Wat is de grootste organisatorische uitdaging van Versa Welzijn? Normaal vraag ik naar de businessuitdaging, maar bij jullie klinkt dat wat gek. Jullie doen gewoon echt werk.
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Wij doen echt werk, ja. De grootste uitdaging is onze nieuwe besturingsvisie: niet meer hiërarchisch, maar verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neerleggen. Dat is een groot veranderproces waar veel werk in zit en waar mensen aan moeten wennen en oefenen.
Glenn van der Burg (Host): Waarom willen jullie dat? Wat was de aanleiding?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Onze medewerkers werken vooral buiten het hoofdkantoor en zijn al heel zelfstandig. Toch duwden we vanaf afstand beleid en kaders naar beneden. Daar werden mensen niet gelukkig van. Ze zeiden dat ook letterlijk. Een deel van de charme van welzijnswerk is de ruimte en vrijheid om te doen wat nodig is. Je werkt in verschillende wijken en gemeenten met uiteenlopende vragen en locaties. Daar is geen uniform raamwerk op te leggen. Dat moeten we niet willen.
Glenn van der Burg (Host): Mensen hadden al veel autonomie, maar voelden zich toch beklemd door het hoofdkantoor. Dus dat moest anders. Is daarmee aan de slag gaan lastig?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Ja, heel lastig. Onze vorige directeur-bestuurder keek er anders tegenaan. Toen hij vertrok, zochten we iemand die dit wilde verkennen. We kenden de naam nog niet, maar kwamen uit bij Rijnlands werken via Jaap van der Meij. Toen viel het kwartje: zo heet het en zo gaan we werken. Met teams zijn we gaan experimenteren. Nu zijn twee teams echt Rijnlands en er komen er de komende weken meer bij. We noemen het gewoon Rijnlandse teams. Zelfsturing of agile zijn uitkomsten, geen doelen. Het doel is de inwoner zo goed mogelijk dienen, zonder onnodige remmen vanuit het ondersteunend deel van de organisatie.
Glenn van der Burg (Host): De gemeente is jullie opdrachtgever en jullie werken in die gemeenten. Uiteindelijk is de inwoner jullie doelgroep. Waar begin je dan?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Bij onze sociaal werkers. Zij hebben hun eigen vakgebied, ideeën, gaan de straat op en praten met mensen. Opbouwwerkers komen met alle doelgroepen in contact. Jongerenwerkers zijn veel op straat. Kinderen komen vaak naar locaties. We hebben in al onze gemeenten wijkcentra waar wat gebeurt.
Glenn van der Burg (Host): Jij bent verantwoordelijk voor P&O en ook voor facilities en ICT?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Ja. Ik begon als hoofd P&O en nam tijdelijk Facilitaire over. Dat werd blijvend. ICT zit daar ook bij. Ik ben geen techneut, maar ik heb vakmensen. Mijn taak: zorgen dat medewerkers met de middelen kunnen werken. We zijn overgestapt naar Microsoft 365, een enorme klus. Technisch kan veel, maar voor de gebruiker moet het simpel zijn met zo min mogelijk knopjes. In het begin waren mensen niet blij, maar sinds corona werkt thuiswerken prima. Overal kun je werken. Dat is winst in een verder lastige tijd.
Glenn van der Burg (Host): Wat is je top drie prioriteiten voor het komende jaar?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): - P&O en Services willen we gezien krijgen als goede adviseurs en meedenkers van de teams. Ze hebben direct contact met teams en we willen dat teams blij zijn met onze ondersteuning. - Interne communicatie: we communiceren veel, maar toch te weinig. Hoe zorgen we dat mensen aangesloten blijven? - De organisatie als geheel: als verantwoordelijkheden lager komen te liggen, doen wij een stap terug. Hoe zorgen we dat we toch één organisatie blijven waar mensen zich onderdeel van voelen?
Menno Lanting (Spreker en schrijver): Dit is Menno Lanting, spreker en schrijver. Zoek naar People Power voor mooie verhalen en inzichten. Van harte aanbevolen.
Glenn van der Burg (Host): In de studio Ingrid van der Vorst van Versa Welzijn, verantwoordelijk voor alles wat over mensen gaat. Op jullie site las ik: wij geloven in de talenten en mogelijkheden van ieder mens. Als je dat gelooft, geldt dat ook dubbel voor je eigen medewerkers. Hoe zie ik dat terug op je drie thema’s?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Wat buiten goed is, is binnen ook goed. We kijken naar talenten: waar worden mensen gelukkig van, komen ze daaraan toe, en zo niet, wat gaan we doen? We willen dat mensen lekker werken: fluitend naar het werk en naar huis. Voor P&O en Services wil ik dat medewerkers denken: daar moet ik zijn, daar word ik geholpen. Voor de Rijnlandse verandering ondersteunen we met coaches en veel gesprekken met teams. De traditionele leidinggevende zorgde vaak een beetje voor je. Als die rol verandert of verdwijnt, moeten teams dat samen oppakken: elkaar in de gaten houden, aanspreken, complimenteren, helpen. En loop ook P&O binnen als het niet gaat, of juist als het goed gaat en je wilt groeien. De sociale lijm in teams is vaak een collega die dat goed kan, niet per se de leidinggevende. We ondersteunen met teamcoaching, niet alleen op samenwerken, maar ook op samen leven: tijd voor een kop koffie, verhalen delen, elkaar zien, signaleren als iemand moe is en helpen. De inwoner is het meest gebaat bij een opgewekte professional met ruimte om goed werk te doen. Werkdruk is hoog, dat ontken ik niet, maar door meer naar jezelf en elkaar te kijken wordt het behapbaarder. We hebben een coachteam, preventiemiddelen en luisteren. We leveren maatwerk.
Glenn van der Burg (Host): Hoe houd je zelfstandige professionals verbonden met de club?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Tijdens corona gaven we een nieuwsbrief uit, eerst dagelijks. Daarin: “Hoe gaat het met?” met foto’s en persoonlijke updates. We lichten projecten uit, beantwoorden vragen. We hebben Versa Vitaal, onze vitaliteitsnieuwsbrief. We organiseren bijeenkomsten: in teams, organisatiebreed en in specialistenteams die over alle gemeenten hetzelfde werk doen en leren van elkaar. Verbinding is een uitdaging. Een geweldig feest vorig jaar liet zien hoe belangrijk het is om elkaar te ontmoeten en plezier te hebben. We hadden ook een vitaliteitsmarkt. Verder werken we met sterrolhouders in teams voor P&O, financiën, communicatie, facilitaire zaken. Zij zijn de verbinders met de ondersteunende diensten en steken de vinger op als iets relevant is. We hebben ook accounthouders die namens teams contact hebben met ambtenaren. Rollen veranderen en worden bewuster verdeeld.
Glenn van der Burg (Host): Straks voegen we een boek toe aan de People Power Essentials, maar eerst de column van Jeroen Büsscher.
Glenn van der Burg (Host): Jeroen, fijn dat je er weer bent.
Jeroen Büsscher (Columnist, spreker en schrijver): Hoera. Ik heb goed nieuws. Het tijdperk van vergaderen is voorbij. Corona heeft ons laten ervaren dat we nooit meer hoeven te vergaderen. Het probleem van vergaderen is dat we alles tegelijk doen en het daardoor een grauwe soep wordt. In principe kun je in een vergadering vier dingen doen: informeren, sociaal samen zijn, genereren (ideeën) en beslissen. In de praktijk flikkeren we alles door elkaar. De gemiddelde vergadervoorzitter is slecht en we doen alles tegelijk: informeren, over de kinderen praten, ideeën roepen en afbranden, roepen dat we eens een beslissing moeten nemen. Wat leert corona? Stoppen met vergaderen en die vier functies opsplitsen. Informeren doen we via Zoom of Teams: kort, effectief. De sociale ontmoeting maken we integraal onderdeel van werk: dorpspleinuurtjes waarin je het niet over werk hebt, maar elkaar voelt als gemeenschap. Genereren doen we met een professioneel geleide brainstorm: definiëren, divergeren, convergeren, knoop doorhakken. Beslissen is ook een proces: bijdragen aan doel bepalen, voors en tegens wegen, consequenties doornemen, stemmen of knoop doorhakken. Dat doen we niet meer in een “vergadering”, maar met passende werkvormen. Het leven wordt geweldig na corona. In 2003 vergaderden we een kwart van de werktijd, sommigen 70-80%. In 2021 is dat 0%. Over vijf jaar zeggen we: verga-wat? Van voor corona. Stop met vergaderen.
Glenn van der Burg (Host): Mooi, Jeroen. Dankjewel. We spreken je volgende week weer.
Mark Janssen (Senior medewerker Learning & Development, Paresto): Ik ben Mark Janssen, senior medewerker Learning & Development bij Paresto, de cateraar van Defensie. In mijn organisatie verdwijnt de mist en wordt de lucht blauwer, omdat ook ik luister naar People Power.
Glenn van der Burg (Host): Ingrid van der Vorst van Versa Welzijn is in de studio. We zijn aanbeland bij de People Power Essentials. Het eerste boek was Drive van Daniel Pink. Het tweede was De HX-factor van Ronald Meijers en Hans van der Heijden. Aan jou de eer voor nummer drie. Welke is het geworden?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Ons inspiratieboek: Herverdelen van eigenaarschap van Jaap van der Meij (2016). Dat is precies wat we doen: verantwoordelijkheden die in de top lagen, leggen we neer waar ze horen. We hebben bijna geen managementteam meer. We zijn rigoureus: managers doen we niet meer, met heel weinig leidinggevenden. Het boek is inspiratie: als je het doet, doe het dan echt. Jaap heeft ons en teams begeleid. Hij werkt met een “zwemvestje”: sterrollen verdelen, verbinding met ondersteunende diensten, wat je daar kunt halen, HR-beleid, en leren je vak te vertellen aan ambtenaren en wethouders, onze opdrachtgevers. Dat is spannend en kost in het begin extra tijd. Teams moeten ook leren beslissingen nemen. Daar gebruiken wij Deep Democracy voor: een methodiek om tot een gedragen beslissing te komen, ook als neuzen niet dezelfde kant op staan.
Glenn van der Burg (Host): Wie begeleidt deze verandering?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Onze directeur-bestuurder Nischa Keiter begeleidt een paar teams. Jaap van der Meij helpt. Karin Hartzocht (bestuursondersteuner) en P&O ondersteunen ook. Verder helpen ondersteunende diensten: directiesecretariaat regelt afspraken voor accounthouders met ambtenaren; financiën en communicatie ondersteunen.
Glenn van der Burg (Host): Stel: er blijft in een team een rol over die niemand wil, zoals financiën. Wat dan?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Dan onderzoeken we wat het kan opleveren en wat iemand tegenhoudt. Niemand hoeft te boekhouden; dat doet financiën. Je moet wel snappen: wat hebben we uitgegeven, wat is de ruimte? Vaak zien mensen beren die er niet zijn. Soms nemen wij taken over. Idealiter kijk je bij werving naar kwaliteiten en talenten die het team nodig heeft. Teams werven en selecteren zelf. P&O ondersteunt het proces; soms zitten we in de commissie, vaak ook niet. Mensen moeten wel leren anders te werven en vragen te stellen. Work in progress.
Glenn van der Burg (Host): Wat wil je vakgenoten meegeven?
Ingrid van der Vorst (Manager P&O en Facilities, Versa Welzijn): Ga af en toe op je handen zitten. Laat je controledrang los. Dan zie je hoeveel energie en inzet van medewerkers komt. Laat het gebeuren, laat het soms misgaan. Ik vind dat moeilijk, maar het komt weer goed. Heb vertrouwen in het vakmanschap van mensen. Als je dat hebt, ontstaan mooie dingen. En als je toch weer autonomie naar je toe trekt, hoop ik dat mensen, inclusief de OR die we actief betrekken, zeggen: ho, dit wilden we niet meer. Spreek ons erop aan.
Glenn van der Burg (Host): Dankjewel, Ingrid. Het was een bijzonder leuk gesprek en jullie zijn met spannende dingen bezig. Veel plezier met deze mooie verandering.
Glenn van der Burg (Host): Volgende week is te gast: Tom Bos (Online Academy). We praten met professor Rick van Baren, hoogleraar gedragsbeïnvloeding, over de relatie tussen gedrag en leren. Kun je niet wachten, er zijn 326 afleveringen via peoplepower.radio. Dankjewel voor het luisteren.