Voice-over (New Business Radio): Hoe geef je richting aan verandering? Hoe maak je impact met visie, leiderschap en innovatie? Je hoort het op het podcastkanaal New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Hier vind je al onze programma's voor businessshapers. Met gesprekken met leiders, ondernemers en vernieuwers die hun organisatie klaarmaken voor de volgende sprong. Check je favoriete podcastplatform en abonneer je op New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Hoe ontketen je de kracht van mensen in organisaties? Peoplepower brengt je de laatste wetenschappelijke inzichten en praktijkvoorbeelden. Over leiderschap en leren, betrokkenheid en bevlogenheid, inzetbaarheid en inclusie. Omdat mensen het verschil maken in jouw organisatie.
Glenn van der Burg (Host): De arbeidsmarkt is krap, vergrijzing slaat toe, andere businessmodellen, verduurzaming. Kortom, er wordt nogal wat gevraagd van de collega's in jouw organisatie. Andere skills, kennis, werkwijzen, alles lijkt wel in beweging. Hoe zorg je ervoor dat je morgen en overmorgen de juiste kwaliteiten, kennis en hoeveelheid People Power in huis hebt? Kortom, hoe zit het met jouw strategische personeelsplanning? Als jouw laatste vlootschouw, zoals we dat soms nog steeds noemen, twee jaar geleden was, moet je je dan eigenlijk zorgen maken? Wat leren we van onderzoek en de praktijk? Waar kunnen we morgen beter mee stoppen? Waar moeten we absoluut mee beginnen? Deze aflevering van Peoplepower maken we samen met Tijdschrift voor HRM. Te gast zijn Gerard Evers, directeur van Euro HRM, een adviesbureau voor economisch personeelsadvies, en Berthold Gerrits, manager bij de VMI Group. Fijn dat je luistert naar Peoplepower. Peoplepower, met Glenn van der Burg. Gerard en Berthold, wat leuk dat jullie er zijn. We beginnen bij de hamvraag. Gerard, waarom is strategische personeelsplanning juist nu zo van belang?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Strategische personeelsplanning is in alle tijden van belang, niet alleen bij hoge conjunctuur maar ook bij lage. Het gaat om het vertalen van je businessstrategie naar je personeel. Je kijkt naar aantallen mensen, kwaliteiten, kosten en flexibiliteit om op- en af te schalen. Ook je positionering speelt mee: kies je voor operational excellence, customer intimacy of product leadership? Die strategiekeuzes bepalen wat SPP moet bevatten.
Glenn van der Burg (Host): Als je van koers verandert, bijvoorbeeld van operational excellence naar klantbeleving, heeft dat grote impact op je mensen. Gewetensvraag: komt HR pas nádat de strategie is besloten of zit HR aan tafel bij het maken van die strategie? Je kunt als HR ook zeggen: die mensen hebben we helemaal niet; weten we wat dit betekent?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Ideaal zit HR als businesspartner mee aan tafel. In de praktijk wordt HR nog te vaak achteraf geïnformeerd en met het probleem opgezadeld. Ik zeg weleens: zit je aan tafel of sta je op het menu.
Glenn van der Burg (Host): Berthold, hoe is dat bij jullie? Aan tafel of op het menu?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Op dit moment staat strategische personeelsplanning vaker op het menu. Vanuit het magazijn bewegen we richting automatisering en digitalisering, samenwerken met third party logistics. De wereld verandert snel en dat is de aanleiding voor SPP: we hebben andere, nieuwe typen mensen nodig. Je weet waar je heen wilt, dus HR moet het organiseren en SPP is dan de aanpak.
Glenn van der Burg (Host): Wat maken jullie bij VMI?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): We maken machines voor de bandenbouwindustrie, voor bijvoorbeeld Michelin en Bridgestone. We bouwen dus geen banden, maar de machines ervoor.
Glenn van der Burg (Host): Wat is jullie strategie waardoor SPP zo belangrijk is?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): We zitten in transities als smart manufacturing, digitalisering en big data. In operations ben ik verantwoordelijk voor onder meer warehousing. Daar zie je de omslag: van orderpickers en heftrucks naar geautomatiseerde magazijnen, autonome externe magazijnen, slimme plaatsingsmodellen, samenwerking met robotisering en AGV’s, orderpicken met tools zoals smart glasses, voorraadtellingen met drones. Je hebt mensen nodig die met die technologie kunnen samenwerken. Vroeger zocht je de snelste orderpicker, nu zoek je mensen die de digitale transitie meenemen.
Glenn van der Burg (Host): Jij bent de lijn naar de praktijk. Gerard, jij helpt veel organisaties met SPP. Hoe staat het ervoor; geef eens een rapportcijfer?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Het varieert sterk. Veel organisaties starten wel, maar het continueren gaat vaak mis. SPP wordt eenmalig gedaan en verstoft daarna. Dat komt omdat het te veel een HR-feestje is geweest of omdat herkenbaarheid en draagvlak ontbreken. Het resultaat: het verdwijnt van de agenda. Gemiddeld geef ik een 6 à 7. Geen onvoldoende, maar het kan beter.
Glenn van der Burg (Host): Als je aan human resource management doet maar je SPP niet bijhoudt, weet je je voorraad en toekomstige vraag niet. Dan ben je toch niet aan het managen?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Klopt. Vaak ligt er te veel focus op kwaliteiten en te weinig op kwantiteiten, omdat cijfers lastig zijn. Dan wordt SPP gereduceerd tot praten over competenties. Je hebt een goede combinatie nodig van verhalen én decimalen.
Glenn van der Burg (Host): Is het bij jullie een continu proces, Berthold?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Het is een continu proces aan het worden. Je begint enthousiast, werkt de negen bouwblokken door en denkt: klaar. Maar je moet het elk jaar opnieuw doen. Je voorraden actueel houden, je personeelsbestand up-to-date, dat is nodig om gezond te draaien.
Glenn van der Burg (Host): Die negen bouwblokken, welk model is dat?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Gerard kan het het best toelichten, maar grofweg: je doet voorbereiding, kijkt naar interne en externe strategie, arbeidsmarkt, en dan naar wat je nodig hebt. Eerst de stoelen (functies en aantallen), daarna de smoelen (wie hebben we). Als dat 100% matcht is het mooi. Wij visualiseren het als een voetbalstadion: als het goed gevuld is hou je alleen groene stoelen over. Het moet ook leuk blijven.
Glenn van der Burg (Host): Gerard, link naar de wetenschap: kun je wetenschappelijk onderbouwen hoe je naar mensen kijkt om te voorspellen waar ze naartoe kunnen groeien?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Strategie is bepalend voor de kwaliteiten die je nodig hebt. Managers noemen vaak vijftien kwaliteiten; onderscheid dan tussen nice to have en must-have en beperk de laatste tot drie à vier urgente kwaliteiten. Definieer die eenduidig en kalibreer: wanneer is het goed of onvoldoende? Maak een gezamenlijke meetlat en pas die toe. Voorkom dat iedereen ondernemerschap of klantvriendelijkheid anders invult; zorg voor kruisbestuiving en intersubjectiviteit via HR of collega-managers.
Glenn van der Burg (Host): Qua vlootschouw zijn er methodes: de 9-grid en H3P?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): De 9-grid kent drie niveaus en heeft een veilig midden; H3P werkt met vier niveaus en dwingt scherpere keuzes af. Met 9-grid belandt 80% in het midden en dat voegt weinig toe. Met een uitvoeriger systeem kun je beter zien hoe je personeel verdeeld is en of je tevreden bent. Dan volgt de keuze: mensen anders maken (opleiden, trainen) of andere mensen nodig hebben.
Glenn van der Burg (Host): Het klinkt als beoordeling van individuen om tot een collectief beeld te komen. Sommige organisaties koppelen per vakje standaard ontwikkelmenu’s. Is dat niet te specifiek?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Acties uit de vlootschouw zouden moeten aansluiten bij reguliere beoordelings- en ontwikkelgesprekken. Als de uitkomsten haaks staan op jaargesprekken, klopt er iets niet in de lijnsturing.
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Wij kozen bewust voor H3P om het midden te vermijden. We hebben met meerdere managers samen beoordeeld om het zo objectief mogelijk te maken. In trio’s bepaalden we de score en gingen de discussie aan. Daarna hebben we de scores ook één-op-één met medewerkers besproken. Vijf parameters: twee voor potentie en drie voor functioneren, vierpuntschaal. Medewerkers vulden ook zelf in. Dat gaf rijke gesprekken en concrete persoonlijke ontwikkelplannen. Dit is eigenlijk gewoon goed leidinggeven.
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Prachtig dat jullie het tweezijdig doen. Vaak durft de manager op vrijdag wel wat te vinden, maar op maandag niet te zeggen. Jullie hebben dat opgelost.
Glenn van der Burg (Host): Strategisch niveau dan: waar kom je achter?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Belangrijk is om niet direct in de vlootschouw te duiken. Begin met: waar willen we heen? Je ontdekt dat het beste jongetje van vandaag over tien jaar niet per se het beste is. Je benoemt de andere competenties voor over vijf à tien jaar. Omdat we al in 2018-2019 met de strategie en stip op de horizon zijn begonnen, zijn we op tijd. SPP is de concretisering van je strategie: als jij rechtsaf wilt maar je mensen kunnen niet rechtsaf, kom je er niet. SPP maakt dat concreet.
Glenn van der Burg (Host): Het meeste werk zit dus in het operationaliseren van strategische keuzes?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Ja. Daar gaat het vaak mis. Soms is de strategie mistig of een oude SWOT op de plank. Zonder heldere strategie heeft SPP weinig zin. Strategie is niet wat je wilt bereiken (wereldkampioen), maar hoe je dat doet (vijf verdedigers of vijf aanvallers). Dat kwartje moet vallen.
Glenn van der Burg (Host): Na een omgevingsanalyse en een valide strategie: wat dan?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Dan vertaal je naar formatie en werkverdeling: groeien of krimpen, stoelen een ander kleurtje geven, andere verdeling van werk. Liefst tot op functieniveau, waarbij je ook je functiehuis kritischer bekijkt. Kader het pragmatisch, anders ga je overal tegelijk aan sleutelen.
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Wij hielden het behapbaar door per bouwblok maximaal één slide te maken. Je komt van alles tegen: functienamen, salarishuizen, nieuwe stoelen, stoelen die verdwijnen. We kijken steeds naar de vier elementen: kwaliteit, kwantiteit, kosten en flexibiliteit (vast vs. schaalbaar).
Glenn van der Burg (Host): Tot slot praktisch: waar begin je morgen mee en wat moet je niet doen?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Begin met het model en volg de negen bouwblokken. Start bij bouwblok 1 en duik niet meteen in de vlootschouw, anders moet je terug naar start. Houd het pragmatisch en kies per bouwblok wat bij jou en je team past. In bouwblok 1 (voorbereiding en afbakening) doe je een verkennende sessie: draait het nu om kwaliteit, kwantiteit, kosten of flexibiliteit en hoe is dat over vijf jaar? Zo bouw je gevoel en richting op en adresseer je het belang van SPP. En houd mensen bewust weg van te vroeg aan lijstjes en personen beginnen; die fun factor komt later.
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Stel de sense of urgency vast: waarom doen we dit en wat gaat er mis als we niets doen? Als je daar geen goed antwoord op hebt, doe dan iets anders dan SPP. En SPP is breder dan vlootschouwen. Ik doe trajecten zonder vlootschouw als daar geen probleem wordt verwacht; dan is het vooral kwantitatief. Soms werk je met scenario’s en onzekerheden; dat maakt het complexer. Over de krappe arbeidsmarkt: verwacht niet alle heil van buiten. Naast werven moet je slimmer organiseren, automatiseren en eventueel je productie aanpassen. Dat bedrijfskundige perspectief moet sterker in SPP en in HR. Begin niet bij de oplossing (hoe dan), maar eerst bij het probleem (wat en waarom).
Glenn van der Burg (Host): Eindigen met een finale tip. Berthold?
Berthold Gerrits (Manager VMI Group): Doe het samen met je team. Je kunt het boek op zolder invullen, maar zonder draagvlak wordt het niet uitgevoerd. Rits top-down en bottom-up aan elkaar: strategie en de werkvloer. Dan krijg je de juiste tool op de juiste stoel en werk je duurzaam aan inzetbaarheid.
Glenn van der Burg (Host): Gerard?
Gerard Evers (Directeur Euro HRM): Draagvlak aan de top is cruciaal. Zorg voor ambassadeurs en dat de top zich eenduidig uitspreekt over het belang van SPP en de regie. Laat de top af en toe op de zeepkist staan zodat het niet verdwijnt van de radar van lijnmanagers. En laat dit niet het feestje van HR zijn; HR faciliteert, de hele organisatie danst.
Glenn van der Burg (Host): Dank jullie wel, Gerard Evers van Euro HRM en Berthold Gerrits van de VMI Group. En dank voor het luisteren. Meer luisteren? Ga naar peoplepower.radio en abonneer je op onze podcast.