Transcript

Glenn van der Burg (host): Hoe ontketen je de kracht van mensen in organisaties? Peoplepower brengt je de laatste wetenschappelijke inzichten en praktijkvoorbeelden. Over leiderschap en leren. Betrokkenheid en bevlogenheid. Inzetbaarheid en inclusie. Omdat mensen het verschil maken in jouw organisatie. Peoplepower met Glenn van der Burg.

Een nieuwe baan beginnen is altijd spannend, maar bij een gemeente komt daar nog een extra uitdaging bij. Complexe processen, een dynamisch speelveld en natuurlijk die sterke publieke taak maken een goede onboarding essentieel. Want hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich niet alleen welkom voelen, maar ook snel productief en betrokken worden? Nou, dat gaan we vandaag uitzoeken met een bijzondere keur van gasten in de studio. Het zijn allemaal dames. Dames. Dat zie ik nu eigenlijk denken. Het zijn allemaal dames. Dus we zijn niet zo divers. Aan de andere kant zijn we ook weer wel divers, toch?

Te gast: Mirjam Westgeest, directeur P&O van de gemeente Den Haag, de mooiste stad van Nederland. Rosalie Tijhuis, HRM-adviseur van Noaberkracht, dat is van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. En Laura Kester is te gast, onboardingspecialist bij Appical.

Fijn dat je luistert naar aflevering 585, alweer. Goeiemorgen van Peoplepower. Het viel toevallig op omdat ik ging intypen wat ik vandaag ging doen. Dan zet ik altijd een nummertje erbij. Mirjam, Rosalie en Laura, wat leuk dat jullie er zijn.

We gaan het over gemeentelijke organisaties hebben. En blijkbaar is dat toch weer net anders dan al die andere organisaties. Onboarden is natuurlijk voor iedereen belangrijk. Als je ergens gaat werken heb je allerlei verwachtingen en dat wil je dan waarmaken. En dat moet dan kloppen. En je moet eigenlijk het liefst ook nog denken: het is nog leuker dan ik had verwacht en spannender. Waarom is dat onboarden bij zo'n gemeente dan weer anders en bijzonderder, Mirjam?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nou ja, gemeenten zijn de meest veelzijdige organisaties van het land.

Glenn van der Burg (host): Kijk, jij werkt er, dus jij moet het weten. Waarom is dat dan zo?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nou, omdat er gewoon heel veel gebeurt in een gemeente. En als ik dan heb over mijn eigen gemeente, de gemeente Den Haag, dan werken daar mensen die de straten schoonhouden, maar ook mensen die stedenbouwkundige ontwerpen doen en mensen die voor gezinnen advies geven en mensen die op de ambulance rijden. Het is heel divers wat er allemaal gebeurt.

Ik woon in Den Haag en ik moet eerlijk zeggen dat ik me niet bewust was van op hoeveel plekken de gemeente aanwezig is. En dat komt allemaal terug in die diverse organisatie. Dus als je daar komt werken, is het natuurlijk zo dat je op een specifieke afdeling of onderwerp bezig bent, maar het is wel heel fijn en ook belangrijk om een beetje de context waarin je dat doet, de organisatie zelf, je collega's, maar ook de stad waarvoor je werkt, om die te kennen.

Glenn van der Burg (host): Ja, nou zijn de gemeenten Dinkelland en Tubbergen qua inwoners wat kleiner, maar ik heb even gekeken op Google Maps, dat is wel een enorm gebied hè?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja, daar heb je zeker gelijk in, Glenn.

Glenn van der Burg (host): Is dat dan weer bij jullie een uitdaging, Rosalie? Of ligt die uitdaging ergens anders?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Nou, dat is zeker een uitdaging. De gemeente Tubbergen en de gemeente Dinkelland zijn beide plattelandsgemeenten. En dat brengt inderdaad een hele grote oppervlakte met zich mee. Dus ja, tijdens onze onboarding komt dat ook zeker even aan de orde.

Glenn van der Burg (host): We hadden het nog even over die uitdaging van zo'n gemeentelijke organisatie. Mirjam heeft al een beetje verteld. Hoe kijk jij daarnaar, Laura? Waarom is zo'n gemeentelijke organisatie... Is het dan eigenlijk nog belangrijker om die eerste periode goed in te vullen?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ja, ik denk dat het altijd belangrijk is, maar zeker bij zo'n gemeentelijke organisatie, wat Mirjam al aangaf, gebeurt daar gewoon heel erg veel. Je hebt met heel veel specialisten en vakgebieden te maken. Dat maakt het extra complex.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nou, en je bent natuurlijk ambtenaar. Ook bij de overheid werken is alweer een specifieke rol. Hoe je omgaat met integriteit, dat soort dingen bijvoorbeeld. Er zitten wel weer bepaalde waarden aan het ambtenaar zijn. Het ambtenaar zijn komt er dan ook nog bij en de verantwoordelijkheid die daarbij hoort. En dat je je daarin ook bewust van bent als nieuwe medewerker is natuurlijk belangrijk.

Glenn van der Burg (host): Laura, jij bent van Appical, dus jullie hebben een prachtige app waarin je onboarding ondersteunt. Jij houdt je specifiek met gemeentelijke organisaties bezig. Bij hoeveel heb je er ongeveer rondgelopen?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Nu zo'n 15 in totaal.

Glenn van der Burg (host): Wat was de grootste?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Gemeente Westland, denk ik. 200 nieuwe medewerkers per jaar.

Glenn van der Burg (host): En de kleinste? Ongeveer hè?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ik denk de gemeente Woensdrecht.

Glenn van der Burg (host): Woensdrecht? Ja. O ja. Kruisraketten, denk ik dan gelijk aan. Dat krijg je met mijn leeftijd.

Als jij diezelfde vraag moet beantwoorden: waarom zijn die gemeentes nou anders dan andere organisaties? Het is niet voor niks dat het jouw specialisme is. Waarom is dat dan zo?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ik denk inderdaad omdat een gemeente in die zin een bijzonder bedrijf op zichzelf is. Je hebt natuurlijk ook heel veel mensen die nog nooit bij een gemeente überhaupt hebben gewerkt. En dan: hoe werkt zo'n gemeente dan eigenlijk? Dat is anders, want er is een deel van de gemeente dat iedere vier jaar weer verandert met nieuwe verkiezingen. Maar hoe hangt dat samen? Wie werken er bij de gemeente? Wie zitten er bijvoorbeeld in de gemeenteraad en hoe hangt dat samen? Hoe verandert dat?

En daarnaast inderdaad die diverse doelgroepen. Mensen die op kantoor werken, maar ook mensen die op de gemeentewerf werken, die een hele andere onboardingsbehoefte hebben.

Glenn van der Burg (host): Ja, die politieke dynamiek is natuurlijk ook heel spannend. Nou, de gemeente Den Haag heeft nogal wat politieke dynamiek gehad. Ik zal je daar geen vraag over stellen. No worries. Maar ja, dat heeft natuurlijk voor de ambtenaar is dat ook ingewikkeld. Wat moet ik doen op het moment dat ineens een wethouder naar me toe stapt en tegen me zegt: hé, zus en zo, belangrijk, kan je dat even regelen? Moet je dan terug de lijn in naar je baas of hoe? Is dat ook nog een spannende uitdaging dan, Mirjam?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Kijk, in zo'n hele grote organisatie is het zo dat natuurlijk een heleboel mensen werken op een specifiek terrein. Maar het is gewoon heel belangrijk dat we met z'n allen in de gaten hebben dat we het voor de stad doen. Ook al heb je een kantoorbaan of doe je iets heel specifieks in deskundigheid, is die verbinding met de stad — waar doe je het voor? En dat werken voor de stad heeft te maken met de gemeenteraad die dat vertegenwoordigt. Een hele politieke context, het is goed om dat scherp te hebben.

Dus wat we doen in het Haagse introductieprogramma is dat we dat organisatieverhaal en die gemeenschappelijke basis — waar doen we het voor, de waarden die we hebben — echt overbrengen aan de nieuwe medewerkers, zodat dat duidelijk is.

Glenn van der Burg (host): Voordat we jullie introprogramma's, preboarding, onboarding-dingen allemaal induiken, wil ik nog even terug naar waarom doen we dit nou eigenlijk? De complexiteit is duidelijk. Dat heeft een gevolg, die complexiteit en natuurlijk ook het spannende en het leuke. Waarom jullie überhaupt aan zo'n programma begonnen zijn? Rosalie, wat zag je in de cijfers van de mensen die nieuw bij jullie kwamen werken, waardoor je ook dacht: we moeten echt wat gaan doen?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Vooral het generieke gedeelte inderdaad bij ons. Mensen kwamen binnen en de standaard bos bloemen werd aangeboden. Mensen werden verwelkomd door de teamgenoten. Maar net wat Laura net ook al aangaf: sommige mensen gaan voor de eerste keer voor een gemeentelijke instantie werken. Bij ons werken ze voor Noaberkracht. Dat is een bedrijfsvoeringsorganisatie die werkt voor beide gemeenten. En je merkte met name daarin dat het nodig was dat mensen zich bewust zouden worden van het feit dat ze ook ambtenaar zouden worden. En dat we dat vooral belangrijk vinden — en vonden — in het introductieprogramma.

Glenn van der Burg (host): Maar waar merkte je dat dan aan? Gingen er veel mensen toch weer weg na een tijdje? Of zag je een soort verdwaalde ambtenaren lopen? Dat je dacht: we hebben er weer een gevonden.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Nou, vooral dat mensen wel vragen stelden over die complexiteit ook. Wij werken voor twee gemeentebesturen en hoe zit dat dan en hoe werkt zo'n politiek-bestuurlijk samenspel? En hoe kunnen we daar toch wat meer uitleg of body aan geven? Dat was met name de vraag.

Glenn van der Burg (host): Mirjam, hoe was dat bij jou? Merk je dan ook nog dat het... We hebben het natuurlijk heel vaak over die verbinding die je heel snel moet zoeken. We hebben in eerdere programma's ook al gehoord: in de eerste maand ongeveer bepaalt iemand al in zijn achterhoofd: ga ik hier blijven of is het na een jaar wel weer mooi geweest?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Binden is natuurlijk ontzettend belangrijk. Dat mensen zich thuis voelen. Het is belangrijk dat mensen ook snel aan de slag kunnen, en dat de spullenboel op orde is, maar vooral dat ze snel aan de slag kunnen. En het is je welkom voelen, thuis voelen, weten waar je het voor doet. We hebben al een paar keer aangegeven dat ook het ambtenaarschap belangrijk is. Je ziet vaak dat mensen die kiezen voor de overheid ook zingeving en die maatschappelijke context belangrijk vinden. Dus daar ook een stuk aan meegeven — waar doe je dat voor — is belangrijk.

Glenn van der Burg (host): En daar moet je ze waarschijnlijk bij helpen, ook bij die zingeving. Het grotere verhaal. Dat zie je niet als je met je dossier bezig bent.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Ook dat. En afkortingen bijvoorbeeld. Dat is natuurlijk altijd iets waar mensen aan moeten wennen en wat mensen belangrijk vinden.

Eén ding hebben we nog niet aangeraakt en dat vind ik ook heel belangrijk bij dat ‘waarom doen we het’. Wat ik heel belangrijk vind is dat we als organisatie, en ook als complexe organisatie midden in die samenleving, leren van nieuwe medewerkers. Wat mij opvalt is dat mensen die net nieuw zijn en die ook ervaring meenemen van buiten — van buiten de overheid of bij een andere gemeente — in het begin nog echt zoiets hebben van: waarom doe jij dit zo? Ze gaan vragen stellen en dat is zo belangrijk om te benutten. Want we zijn natuurlijk continu in ontwikkeling. Je gaat zelf als medewerker toch ook wennen aan dingen. Dus ik vind onboarding heel belangrijk zodat mensen snel hun plek kennen en van de organisatie leren. Andersom net zo belangrijk.

Glenn van der Burg (host): Je krijgt eigenlijk heel veel gratis consultants binnen.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Zeker weten, allemaal. Want een gemiddelde consultant doet de eerste periode dat je hem betaalt niet veel meer dan zeggen: waarom doe je dat zo en hoe dan en wat dan? En dan schrijft hij dat op in een rapport en dan betaal je er heel veel geld voor. Terwijl je nieuwe medewerkers dat gewoon gratis doen.

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ja, die hebben inderdaad een frisse blik. En dat zien we in veel meer organisaties dan alleen gemeenten. Dat je echt wil benutten wat ze opvalt. Wat heeft je verwonderd of wat zie je anders dan bij je vorige organisatie? Dat is iets heel universeels en dat is zonde om dat niet te benutten.

Glenn van der Burg (host): En dan denk ik gelijk bij jullie, want los van het feit dat jullie er verstand van hebben, hebben jullie ook een app. Wordt dat dan ook gelijk vertaald in de code? Dus de feedbackmodule of de ‘waarom doen jullie dat’-module?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ja, zeker. We werken met hoofdstukken en pagina's en we hebben dus een paginatemplate die je voor essays of stellingen kunt gebruiken, Likert-schaalstellingen. En wat we zien is dat ze een bepaalde verhaallijn bepalen en daarin zitten er momenten waarin ze die open vraag stellen: wat is je opgevallen? Wat zie je dat anders is? Of geef je ons feedback. En dat kan op de app zelf zijn, maar ook op het hele proces of de organisatie an sich.

Glenn van der Burg (host): We hebben een beetje beeld. Dat is mooi. Dan gaan we straks van jullie horen hoe jullie dat dan op een slimme manier opgelost hebben. Dat hoor je zo.

Hoe ontketen je de kracht van mensen in organisaties? Peoplepower.

Mirjam Westgeest van de gemeente Den Haag, Rosalie Tijhuis van Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen en Laura Kester van Appical in de studio. Ja, een enorme bak kennis en ervaringen op het gebied van onboarding. En dat is precies waar we het over hebben, maar dan wel onboarding in gemeentelijke organisaties.

Voordat we — want dat is natuurlijk voor jullie superleuk om te vertellen wat voor prachtdingen je bedacht hebt en waarom het allemaal zo fantastisch werkt — eerst even naar: als je dan aan de slag gaat met onboarding, dan begin je natuurlijk niet bij nul, want het is niet zo dat je niks had als nieuwe medewerkers komen. Hoe zijn jullie het gaan ontwikkelen? Of hoe ben jij het gaan ontwikkelen, Rosalie? Want volgens mij kreeg jij een soort van carte blanche opdracht.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja, zo kun je dat wel zeggen, inderdaad. Vanuit ons directieteam en managementteam werd eigenlijk de opdracht gegeven: ga eens aan de slag met introductie, onboarding. Wij willen daar iets meer handen en voeten aan gaan geven. Ga eigenlijk maar gewoon iets bedenken.

Dus toen zijn we met een projectgroep, met mensen vanuit de hele organisatie, aan de slag gegaan en hebben we gekeken naar: wat is er nu nodig? Wat hebben we allemaal al? En eigenlijk zijn we met al die ideeën eens de boer op gegaan.

Glenn van der Burg (host): Maar even een punt. Projectgroep, wie stop je daarin?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): We hebben eigenlijk gewoon een oproep geplaatst op onze opdrachtenbank, op intranet, met de vraag: wil je meedoen, sluit dan aan. En we hebben ook gevraagd aan het management: heb je geschikte kandidaten die kunnen deelnemen aan die projectgroep, stuur ze door naar ons.

Glenn van der Burg (host): Wie kwam er dan?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Er zat een jeugdconsulent bij in, maar er zat ook een beleidsmedewerker groen in. Dus echt vanuit de hele organisatie.

Glenn van der Burg (host): Wat leuk.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja, dat was heel erg leuk. En op die manier hebben we ook rekening gehouden met alle verschillende doelgroepen en de ideeën van mensen, zodat het onboardingsprogramma ook aansluit bij de hele organisatie.

Toen zijn we aan de slag gegaan. We hadden het clubje bij elkaar en toen zijn we gewoon eens gaan zitten. We hebben gekeken naar wat we allemaal al hebben en wat we willen. Welke kant willen we op? En hoe specifiek moet het gemaakt worden? Uiteindelijk kwam de opdracht best wel duidelijk dat het een generiek programma moest zijn voor alle nieuwe medewerkers van Noaberkracht. Dus dan kun je denken aan zwemonderwijzers, mensen in het groen, maar ook beleidsmedewerkers en adviseurs, om hun kennis te laten maken met de organisatie Noaberkracht, maar ook met de beide gemeenten.

Glenn van der Burg (host): Dat was nog best wel een uitdaging, toch?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja, dat was een uitdaging. Klopt, maar wel heel erg leuk. En ik kan je vertellen, het is gelukt. Dus toen zijn we aan de slag gegaan. We hebben alles op een hoop gegooid. We hebben gekeken naar wat passend zou zijn voor Noaberkracht. We zijn ook echt van het fysiek ontmoeten, dus dat moest erin terugkomen, maar ook wel een stukje digitalisering. Die kant gaan we toch met elkaar op. En zodoende zijn we tot een onboarding- en introductieprogramma gekomen voor alle nieuwe medewerkers.

Glenn van der Burg (host): Hebben jullie dan ook een soort periode? Dat vind ik altijd het spannende met onboarding, dat op een gegeven moment ben je klaar. Of moet je zeggen: nu stopt het onboarden. Terwijl ik altijd denk: waarom eigenlijk? Maar dat geheel terzijde. Wanneer ben je begonnen? Wanneer begint de onboarding en wanneer eindigt die?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): We hebben voorafgaand aan de onboarding natuurlijk een stukje preboarding. Eigenlijk begint het al bij het moment dat de nieuwe medewerker of de kandidaat solliciteert op de vacature. En vanaf dat moment gaat het proces lopen. Dan vindt er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats en uiteindelijk rolt dat dan over richting een stuk preboarding. Dan krijgt de persoon Appical op z'n telefoon of laptop of waar die het maar wil installeren. En zodoende gaat dat lopen.

Maar we hebben dus ook een fysieke Welkom bij Noaberkracht Tourdag, met nog een workshopochtend daarbij.

Glenn van der Burg (host): Niet verklappen nog, niet verklappen. Dat gaan we zo doen. Maar wanneer stop je? Want dat bepaal je van tevoren.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Bij ons loopt dat eigenlijk vloeiend over richting onze Noaberkracht Academie. Dus we hebben niet per se een stopmoment. Dat we zeggen: de eerste honderd dagen — dat hoor je wel eens. Dat hebben wij niet per se, maar dat loopt eigenlijk gewoon vloeiend over.

Glenn van der Burg (host): Honderd dagen, ja. En begin jij ook vanaf het moment dat iemand de handtekening zet, Mirjam?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Die preboarding is bij ons nog... Daar zijn we wel mee bezig, maar bij ons is het echt wel de eerste dag. De eerste honderd dagen, dat is even de focus. Het was wel zo dat er heel veel gebeurde al op de teams, de teams zelf. En dat is ook heel belangrijk en ook binnen de diensten. Maar het concernbrede — gemeente Den Haag breed — is eigenlijk in 2023 ontwikkeld. En dat kwam in een periode waarin ook binnen de gemeente Den Haag, onder leiding van de gemeentesecretaris, echt geïnvesteerd is in ‘samen één organisatie’, dus een gemeente Den Haag brede ontwikkelagenda, met daaruit ook een organisatieverhaal over werken bij de gemeente Den Haag en ook organisatiewaarden. In dat hele gezamenlijke was ook behoefte aan een generiek, net als bij Rosalie, generiek introductieprogramma.

Glenn van der Burg (host): Hoe ziet zo'n ontwikkelproces er dan uit?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Heel hard werken.

Glenn van der Burg (host): Oh ja? Het interessante is natuurlijk al: de eerste vraag is wie gaat dat doen? Dus wie is de afzender? Het zal wel HR zijn, anders zou jij hier niet zitten. Maar ook: met wie gaan we dat dan doen? Want als je 15.000 collega's hebt — ik zeg even uit mijn hoofd — dan kan je niet iedereen betrekken. Dat gaat hem niet worden.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nee, zeker niet. Wij hebben natuurlijk een stevige P&O-organisatie, maar hierin zat ook bij dat Haagse introductieprogramma echt commitment van de top, de ambtelijke leiding, wat heel belangrijk was. Dat hoorde ik bij Rosalie ook en dat was bij ons ook echt zo. Dus die hebben zich ook echt stevig ermee bemoeid en betrokkenheid getoond.

Glenn van der Burg (host): Er wordt heel vaak gezegd dat er heel veel commitment is. En dan weet ik nooit zo goed wat het is. Waar merk je dat dan aan?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Wat ik eraan merk is dat ze er elke maand staan op de Haagse Introductiedag. Serieus, ja. De gemeentesecretaris heel vaak of een algemeen directeur. Ze staan er gewoon voor het praatje. Dus dat commitment is echt ook in de opbouw van het programma en ook het laten zien. En het kost ook wat. We hebben straks een programma, maar dat ook, dat is commitment: hierin echt investeren met elkaar.

Glenn van der Burg (host): Hoe zorg je er dan voor dat je wel die diversiteit van die ongelooflijk grote organisatie betrekt, zonder dat je gek wordt van alle meningen die je krijgt?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): De echte onboarding in de verschillende teams, dat gebeurt in de teams. Wat we hebben gedaan is een generiek programma waarin we de introductiedag doen met belangrijke thema's. We laten mensen kennis maken met de organisatie. En we pakken in workshops een aantal thema's uit. Daar kunnen mensen in kiezen. We hebben aangegeven wat wij belangrijke thema's vinden, zoals sociale veiligheid, diversiteit en inclusie, maar ook de organisatiewaarden.

Glenn van der Burg (host): Jullie zijn nog niet gestopt met diversiteit en inclusie sinds Trump. Jullie zijn er nog mee doorgegaan. Ja, heel goed.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): En dus daarin hebben we belangrijke thema's, ook in die workshops, waarin mensen een keuze kunnen maken. Dat is het generieke programma. In de opbouw van de dag en in de taal en de toegankelijkheid zorgen we dat het voor iedereen leuk is.

Glenn van der Burg (host): Ik hoor je zeggen: we benadrukken daarin die waarden, de cultuur, het ambtenaar zijn. Dus datgene wat voor iedereen binnen de gemeente Den Haag geldt, daar focussen we op.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): En daarmee straal je ook — dat is de bedoeling — uit: je hoort bij deze organisatie en zo vinden wij het. En wij vinden het ontzettend belangrijk dat je hier kennis mee maakt en dat je erbij hoort.

Glenn van der Burg (host): Laura, die periode die fascineert mij toch nog steeds. Jij ziet dat bij meerdere organisaties natuurlijk. Kan je daar een soort van gemene deler van bepalen, van hoe lang die onboardingperiode dan duurt, dat iedereen extra liefde en aandacht krijgt?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Dat verschilt heel erg. 90 dagen of 100 dagen wordt vaak als een model aangenomen. Wat wij vaak zien is dat je in de basis een bepaalde onboarding hebt die generiek is voor iedereen, dat je echt een basis legt. Dat is vaak een relatief korte periode. Op een gegeven moment gaat dat naadloos over in het meer inwerken in je team of met je collega's, en functie-inhoudelijk wat je precies gaat doen. Als je echt het inwerken bedoelt, dat zou een half jaar kunnen zijn. Er zijn ook organisaties die een half jaar lang allerlei opdrachten door de hele periode heen doen, generiek. Maar gemiddeld zou ik zeggen dat één tot twee maanden na de eerste dag een onboardingprogramma loopt.

Glenn van der Burg (host): En dan moet je een soort van up to speed zijn met de algemene zaken en kun je daarna met de algemene interne communicatie mee.

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ja, ik zou zeggen: je hebt de cultuur door, die basis eigenlijk.

Glenn van der Burg (host): Iedereen zit er natuurlijk op te wachten, dat snappen jullie. Ik heb geen ingeblikte toeters of tromgeroffel, maar we zijn natuurlijk wel heel erg benieuwd. Rosalie, ik kom bij jullie werken. Leuk. Ik weet niet of dat heel erg fijn is. Het is een stukje reizen van Wageningen naar Tubbergen, maar oké. Misschien verhuis ik wel gewoon voor jullie, kan mij het schelen. Het is toch een fictief voorbeeld. Ik kom bij jullie werken. Wat ga ik meemaken?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Zoals ik net al aangaf ben jij de ideale kandidaat voor de vacature die we hebben. Dan gaan we een arbeidsvoorwaardengesprek met jou voeren en dan kom je bij ons werken. En dan krijg je vanuit ons een link voor de app Appical en die kun je al voorafgaand aan je eerste dag openen.

Glenn van der Burg (host): En dat doe ik natuurlijk ook gelijk, want ik ben supergemotiveerd. Ik heb mijn handtekening gezet. Ik wil alles weten.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Daar gaan we vanuit. Het grootste gros van de mensen opent inderdaad Appical voor de eerste werkdag. En daar staat eigenlijk al van alles in. Op die manier kun je rustig kennismaken met Noaberkracht.

Glenn van der Burg (host): Van alles, van alles. Help me. Ik weet bijvoorbeeld niet: moet ik boterhammen meenemen of niet? Moet ik mijn pak aan of kan ik in mijn spijkerbroek komen? Dat vind ik een belangrijke vraag.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Dat staat er bijvoorbeeld in. Maar ook: hoe ziet onze gemeenteraad eruit, van de gemeente Dinkelland én van Tubbergen? Wie zijn de burgemeesters? Wie zijn de wethouders? Moet je lunch meenemen? Er staan afkortingen in die we binnen de gemeentewereld kennen. Wat bij ons heel belangrijk is, is ‘weet wat speelt, doe wat nodig is’. Dat is ons motto bij Noaberkracht, dus dat komt vaak naar voren. Maar ook het medewerkersprofiel.

Je vindt er ook: waar moet je je melden op de eerste dag? Hoe werkt dat? De personeelsingang, waar je binnenkomt. Waar zet je je fiets neer? En we hebben de foto's van onze eigen medewerkers en filmpjes. We hebben de BN'ers van Noaberkracht, de ‘bekende Noaberkrachters’. Management en directieteam bijvoorbeeld, die staan erin met foto en naam. Zo proberen we het zo laagdrempelig mogelijk te maken, je al echt een van ons te laten worden.

En als je dan start bij Noaberkracht vindt in de eerste drie maanden van je dienstverband de fysieke Welkom bij Noaberkracht Tour plaats. Tijdens die Tour gaan we met alle nieuwe medewerkers van die periode in de bus. En dan gaan we rondtouren door de kernen van de gemeenten Tubbergen en Dinkelland. Op verschillende locaties staan medewerkers van Noaberkracht om je mee te nemen in hoe we werken.

Glenn van der Burg (host): Dus ik kom aanrijden met mijn bus met alle andere nieuwe leuke collega's — sowieso leer ik heel veel andere nieuwe collega's kennen die ook nieuw zijn. Of vind je het ook spannend? Ik vind het ook spannend. Maar dan zit ik in die bus en dan stoppen we ergens in the middle of nowhere en daar staat dan een...

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Een buurtvrouw, bijvoorbeeld. Bij ons is samenlevingsgericht werken heel erg belangrijk. Die buurtvrouw staat dan in de kern waar zij de buurtvrouw van is. Zij gaat wat vertellen over het thema samenlevingsgericht werken. Wat doet die buurtvrouw onder andere voor Noaberkracht, maar ook voor de mensen die daar wonen — de maatschappelijke impact.

Glenn van der Burg (host): En dan weer in de bus en op naar de volgende stop.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja. Dan gaan we bijvoorbeeld naar het gemeentehuis in Tubbergen. Daar staat bijvoorbeeld een collega van Financiën en die vertelt wat over de gemeentefinanciën, de basis. En wat leuk is: we openen ’s ochtends de tour altijd met beide burgemeesters, van beide gemeenten, en vaak iemand van de directie. Die vertellen over hoe werkt zo'n gemeente en hoe werkt dat bij Noaberkracht. We sluiten ’s middags af met de Eed of Belofte. Dat is ook de afsluiter.

Glenn van der Burg (host): Dan doe ik mijn ambtenareneed.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja. Tussendoor gaan we eten. Je krijgt een lunchpakketje mee. Het wordt als heel leuk gezien. En het heeft ook echt meerwaarde. Wij zijn echt van fysiek ontmoeten, samenkomen, elkaar goed leren kennen. Dat gebeurt echt tijdens zo'n tour.

Glenn van der Burg (host): Straks wil ik weten wat de reacties zijn, dat hoor je zo. Maar we gaan eerst naar het andere verhaal natuurlijk. Want dit was een grote gemeente qua oppervlak, maar relatief — in vergelijking met Den Haag — minder inwoners. Hoe gaat het in Den Haag? Ik kom bij je werken, leuk! Ik kom weer terug in mijn stad na heel veel jaar.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Je bent van harte welkom. We hebben een zee aan mogelijkheden bij de gemeente Den Haag. Er is vast wel iets dat bij jou past. Bij ons is het anders. We hebben 1.500 nieuwe medewerkers per jaar. Dus wat Rosalie ook vertelde over de ontvangst op de eerste dag en zorgen dat mensen kunnen gaan werken, dat zit bij de teams en de afdelingen zelf.

Het Haags introductieprogramma — bij mijn directie P&O belegd — is het generieke deel. En dat bestaat uit drie delen. Dat is een introductiedag. Die wordt iedere maand georganiseerd. Daarnaast een intranetpagina op ons LMS, met veel informatie en bijvoorbeeld een hoorcollege ‘Den Haag-kunde’. En het derde deel is het Medewerkerscafé, na 100 dagen. Dan komen mensen weer bij elkaar en worden ze uitgevraagd naar hun ervaringen — wat ze hebben gevonden, wat wel werkt, wat niet werkt. Daar leren we van, voor onze onboarding en breder. Nieuwe medewerkers hebben veel ervaringen waar we veel mee kunnen. Na honderd dagen hebben ze ook al goed het een en ander in de smiezen. Dus dat benutten we.

Glenn van der Burg (host): De introductiedag, dat is ook echt het hoogtepunt. Gaan we ook met de bus of niet?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Met de tram. We zijn in de remise — het trammuseum in Den Haag. Daar beginnen we. We ontmoeten elkaar, dan begint een introductiefilmpje van de burgemeester. De burgemeester, Jan van Zanen, introduceert iedereen. Vervolgens doen één of twee collega's uit het gemeentelijk managementteam de aftrap. Dan zijn er gesprekken en workshops en je kunt een tramrit maken door de gemeente Den Haag. Je komt op veel plekken waar de gemeente aan de slag is. Dus de tramrit is ook een rondleiding door Den Haag.

Glenn van der Burg (host): Niet om te zien: dit is het Binnenhof, want dat weet iedereen ondertussen wel. Dat zal ongetwijfeld verteld worden, maar om de bijzondere plekken waar de gemeentelijke organisatie spannend is.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Verschillende wijken, de stadsdelen. Natuurlijk zijn er mensen — zoals ik — die in Den Haag wonen, maar ook dan zijn er altijd plekken die je niet kent. En er komen ook veel mensen uit andere steden en dorpen om Den Haag heen. Voor hen is het extra leuk om zo'n tramrit te maken en kennis te maken met de mooie stad waar ze voor werken.

Glenn van der Burg (host): Je zei ook: we doen ook workshops. Wat gebeurt er dan tijdens zo'n workshop?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Het Haagse introductieprogramma wordt helemaal gedaan voor en door collega's. Er zijn veel gastvrouwen op zo'n introductiedag. De workshops — Integriteit, Haagse Waarden — worden gegeven door collega's zelf. Mensen kunnen kiezen en er zijn thema's waar zaken worden uitgelegd, waar ze vragen kunnen stellen en kennis kunnen maken met andere nieuwe collega's. Dat vinden mensen leuk, en ze leren wat Den Haag allemaal te bieden heeft.

Het leukste komt nog. We hadden die Haagse introductiedag. Toen gingen de mensen die al langer bij de gemeente Den Haag werken mopperen: dat hadden wij ook wel willen en toen ik kwam was die dag er dus niet. Dus we hebben ook een Haagse ontwikkelprogramma. We hebben de Haagse introductiedag ook gemaakt voor medewerkers die er al zijn: reboarding. Dus onboarding voor nieuwe medewerkers en reboarding voor medewerkers die er al zijn. We noemen die dag de HOP-dag. Daar kun je hernieuwd kennis maken met collega's en met de stad — en natuurlijk de tramrit maken.

Glenn van der Burg (host): Je hebt dus twee events per maand: één HIP-dag en één HOP-dag. Dat is een organisatie op zich.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Ja, maar het heeft echt effect en we meten ook de tevredenheid. En daar gaan we het zo over hebben.

Glenn van der Burg (host): Dat is een cliffhanger weer. Nou, dat is precies wat ik wilde weten. Want het is natuurlijk leuk om leuke dingen te doen. En ongetwijfeld vinden mensen het superleuk. Maar er gaat een hoop tijd en energie in zitten. Dus de grote vraag is: wat levert het dan op? Peoplepower: experts en wetenschappers over de kracht van mensen in organisaties.

Drie van die experts heb ik in de studio: Mirjam Westgeest van de gemeente Den Haag, Rosalie Tijhuis van Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen en Laura Kester van Appical. Laura, we hebben net hartstikke mooie voorbeelden gehoord. Jij hebt een moeilijke keuze te maken, want je hebt vijftien van dit soort organisaties die allemaal toffe dingen hebben bedacht. Wat zou je er nog aan toe willen voegen?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Zoals ik net al even noemde: jullie hebben een bustocht en een tramtocht. Ik hoor ook wel eens fietstochten of wandeltochten. Je kan, als je nieuw bent bij een gemeente, de gemeente echt gaan ervaren. Ik spreek ook vanuit het perspectief van Appical: dat zijn gemeenten die én onze app gebruiken én daarnaast een introductiedag hebben. Het leuke is dat ze op voorhand al mensen soms kleine opdrachten meegeven voor de introductiedag. Ze hebben al een basis waarmee ze op de dag zelf kunnen doorpakken. Of ze hebben video's al gezien of een korte rondleiding gehad, en dat ze op de introductiedag zelf nog een speurtocht of zoiets daaraan vastplakken. Die combinatie voorkomt een overload aan informatie op die dag; dan kunnen ze echt gaan verbinden en samenwerken.

Glenn van der Burg (host): Je kan natuurlijk zelfs al vooraf… Ik vind zelf een van de grappigste dingen die ik ooit heb gelezen: hoe zorg je er nou voor dat je in een grotere organisatie mensen leert kennen. Volgens mij was dat bij Zappos. Daar kreeg je elke keer als je je computer aanzette een gezicht van iemand te zien met drie opties van wie dat dan is of waar die werkt. En dan moest je kiezen. Zo leer je je mensen kennen. Dat kun je met zo'n introductiedag ook doen. Dat je elke dag tot aan je introductiedag een gezicht van een mede-nieuwe collega te zien krijgt, een flauw quizje, een flauw prijsje. Dat vinden mensen altijd leuk, toch?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Ja.

Glenn van der Burg (host): Heeft de gemeente Tubbergen-Dinkelland een speciaal ding zoals Deventer koek of Haagse hopjes of…?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Vast wel. Poeh, daar vraag je me wat. In Vasse hebben we iets van een boscake van een bakker. We zullen ongetwijfeld veel meer hebben waar ik nu niet op kom, maar dat is er zeker.

Glenn van der Burg (host): We gaan het hebben over: hartstikke leuk, iedereen blij, maar het moet wel wat opleveren. We begonnen met: waarom doe je dit? Gemeente is complexe organisatie, politieke omgeving, je wordt ambtenaar. Mensen hebben verwachtingen, willen bijdragen aan de gemeente of maatschappij. Je wil bevestiging dat je dat aan het doen bent. En je wil voorkomen dat mensen na een half jaar weg zijn. Wat zijn de resultaten, Rosalie?

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Wij vragen feedback in Appical. Je kunt tussen de 1 en de 5 scoren. Over 2024 hebben we net de evaluatie gedaan. Als het gaat om onboarding en Appical wordt volgens mij een 4,7 gescoord, in zijn algemeenheid. En de bustour scoort rond de 8 op een schaal van 10. Dat zijn mooie cijfers. We vragen ook mondelinge feedback en schriftelijk om duiding te geven aan de cijfers. Daar draait het om: wat kunnen we anders doen? We blijven in ontwikkeling met de tour. Het staat, maar welke thema's zijn belangrijk? Wat speelt er? Dat moeten we dan ook doen. Wij hebben bijvoorbeeld de kernwaarden zakelijk, betrokken en ondernemend. Die laten we continu terugkomen. Voor ons is nu het medewerkersprofiel belangrijk. Hoe laten we dat weer terugkomen? In Appical én in de tour.

Glenn van der Burg (host): Hoe hebben jullie de twee samen laten werken? Laura noemde al dat je kunt voorbereiden op de tour, zodat je het effect nog sterker maakt.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): In het arbeidsvoorwaardengesprek kondigen we beide al aan. In Appical laten we al dingen naar voren komen die in de tour terugkomen. Mensen, gezichten, maar ook vragen die dan in de tour beantwoord worden. Daarnaast hebben we de Noaberkracht Academie en dat is het voortvloeisel uit de hele onboarding. Daar staat ook nog een leerlijn op met filmpjes van onze eigen mensen en verdere informatie over Noaberkracht die je in je onboardingperiode kunt bekijken.

Glenn van der Burg (host): Dus na de onboarding komt niet het grote zwarte gat, maar dan vloeit het over in jullie leren- en ontwikkelen-gedeelte.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Ja, klopt.

Glenn van der Burg (host): Mirjam, ik ga eerst even naar jou. Wat levert het op?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Wij scoren ook een 8 in 2024. En 97% van de deelnemers aan het Haagse introductieprogramma beveelt het aan aan anderen. 86% geeft aan dat ze uit het introductieprogramma informatie halen waarmee ze hun werk beter kunnen doen. En bij het Haagse ontwikkelprogramma — de reboarding — geeft 85% aan dat ze hun werk vanuit een breder perspectief doen.

Glenn van der Burg (host): Mooi. Wat ingewikkelder is om rechtstreeks te meten: zie je bijvoorbeeld ook dat mensen langer blijven bij de gemeente of dat ze de intentie hebben om langer te blijven?

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Dat is een hele goede vraag, want daar gaat het natuurlijk om. Vinden van mensen is al best moeilijk in deze arbeidsmarkt, maar binden is heel belangrijk. Doorstromen is wat mij betreft echt de nieuwe instroom. Daarom doen we ook meer dan het introductieprogramma. Met HIP en HOP laten we zien dat er veel meer kansen zijn. We hopen dat mensen niet voor een baan bij de gemeente Den Haag gaan werken, maar voor een loopbaan. Daar geven we in deze programma's aandacht aan: mensen breed laten kijken, niet alleen naar hun eigen dienst of afdeling, maar breed naar de gemeente en alle mogelijkheden.

Glenn van der Burg (host): Die gedachte van: in onze organisatie kan je veel verschillende dingen doen, dus kijk alvast in je achterhoofd naar ‘what’s next’. En je ziet ook dat mensen naar het Haagse ontwikkelprogramma echt komen om meer te weten en te leren wat de mogelijkheden zijn.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Ja. Op het HOP-programma hebben we ook een workshop over doorontwikkeling bij de gemeente.

Glenn van der Burg (host): Vaak is dat lastig, want als je goed werk doet, wil je manager je houden. Maar voor jezelf is het beter om met ‘what’s next’ bezig te zijn. De truc is om die interne cultuur zover te krijgen.

Laura, kan je iets in zijn algemeenheid zeggen over de effecten van pre-/onboarding en wat dat doet in de gemeentes waar jij rondloopt?

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Moeilijk om daar in zijn algemeenheid alles over te zeggen, maar ik kan wel zeggen dat de klanten met wie wij werken daar heel blij mee zijn en positieve reacties krijgen. Zeker retentievraagstukken kijk je over de langere termijn. Wat we veel horen is dat vóór Appical er weinig preboarding was. Het voordeel aan Appical is dat je al contact hebt zonder dat je bij interne systemen kunt. En dat we daar veel positieve reacties op krijgen, omdat er uitval was tussen tekenen en eerste dag. Je kan al cultuur overbrengen: dit is je organisatie, zo zitten we in elkaar. Je gaat je al thuis voelen voordat je er echt bent.

Glenn van der Burg (host): Daar had ik niet over nagedacht: voordat je officieel ambtenaar bent, mag je waarschijnlijk niet bij al die systemen.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nee, je moet echt helemaal binnen zijn. Dat is wel een uitdaging.

Glenn van der Burg (host): We zijn bijna aan het einde. Ik wil even snel een rondje doen. Er luisteren ongetwijfeld organisaties — liefst gemeentelijke — naar deze aflevering. Eén goede tip. En de tip is dan niet: begin met een onboardingprogramma. Waar kan je alvast winst behalen zonder dat je gelijk honderdduizend euro apart moet zetten en drie fte’s erop?

Rosalie, jij mag beginnen.

Rosalie Tijhuis (HRM-adviseur, Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen): Begin klein. Het wordt vanzelf groot. Zet vooral je eigen mensen in. Daar zit de kennis over de organisatie. Workshops van eigen mensen leveren al heel wat op.

Mirjam Westgeest (Directeur P&O, Gemeente Den Haag): Nodig collega's na ongeveer 100 dagen uit om bij elkaar te komen en te reflecteren op wat ze hebben meegemaakt, wat beter kan en wat is opgevallen wat goed gaat. Dan krijg je input wat je beter moet doen of organiseren — over onboarding zelf, maar ook breder.

Laura Kester (Onboardingspecialist, Appical): Maak het persoonlijk. Dat kan op allerlei manieren: een persoonlijke welkomstvideo, video's met collega's aan het woord, en je eigen huisstijl duidelijk in beeld. Weet: wat is onze cultuur en hoe kan iemand zich daaraan verbinden?

Glenn van der Burg (host): En ik zou zeggen: doe het zelf eens een keer. Word eens een keer een nieuwe collega. Kom binnen en probeer met een frisse blik te kijken. Bedenk: ik loop nu naar die balie. Ik ken het hier niet. Ik zeg: hoi, ik kom voor mijn eerste werkdag. Wat gebeurt er dan? Er zijn nog steeds mensen die geen pasje krijgen, geen computer, waarvan niemand tijd heeft. De manager is er niet, want het is een vaste thuiswerkdag, dat soort dingen. We hebben het natuurlijk allemaal goed geregeld, maar bij de gemiddelde organisatie gaat het nog wel eens mis.

Ik dank jullie zeer. Ik vond het bijzonder verlichtend allemaal en lekker concreet. Mirjam Westgeest, gemeente Den Haag, Rosalie Tijhuis van Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen en Laura Kester van Appical.

Nog één dienstmededeling. Mocht je geabonneerd zijn op de podcast, dan is dat heel fijn. Maar dan zul je zien dat ons icoontje is veranderd. We hebben namelijk alle programma's die we bij New Business Radio maken op het gebied van werk bij elkaar gevoegd in de People Power podcast. Die heet nu New Business Radio Work. Lekker overzichtelijk. Dan kun je alle programma's luisteren die over jouw thema gaan waar jij zo blij van wordt. Dus schrik niet. En als je denkt: ik heb me nog niet geabonneerd — dat kan. Zoek even naar New Business Radio Work. En dan kun je je abonneren op Spotify en Apple Podcasts en al die andere dingen.

Meer luisteren? Ga naar peoplepower.radio en abonneer je op onze podcast.