Glenn van der Burg (host): Hoe ontketen je de kracht van mensen in organisaties? Peoplepower brengt je de laatste wetenschappelijke inzichten en praktijkvoorbeelden. Over leiderschap en leren. Betrokkenheid en bevlogenheid. Inzetbaarheid en inclusie. Omdat mensen het verschil maken in jouw organisatie. Peoplepower met Glenn van der Burg.
We werken allemaal digitaal. Maar waarom voelt het dan soms alsof je tegen je laptop vecht in plaats van met je collega's werkt? Best gek toch? Een werkomgeving moet je helpen en niet tegenwerken. Een goede digitale werkplek kan het verschil maken tussen frustratie en flow. Tussen moeten en willen werken. Maar ja, hoe ziet zo'n omgeving er dan eigenlijk uit en wat levert het op als je het echt goed regelt?
We hebben twee leuke gasten in de studio die er alles vanaf weten. Peter Vos is CMO, dus de marketingbaas, bij Lemontree. En zijn collega is er ook, Stefan van der Aar, productmanager bij hetzelfde mooie bedrijf, Lemontree. Fijn dat je luistert naar Peoplepower. Peoplepower, met Glenn van der Burg.
Fijn dat jullie er allebei zijn, Peter en Stefan. Eerst maar eens even, want jullie zijn natuurlijk expert, maar ook gebruiker zelf. Is er nou iets waar je ondertussen zelf ook nog gefrustreerd van raakt? Dat je denkt, waarom is dat nou nog steeds niet opgelost? Of waarom lukt het nou niet? Hebben jullie dat zelf ook? Of zijn jullie zo expert dat je het dan binnen anderhalf seconde oplossen?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Steeds minder. We hebben de meest voorkomende problemen redelijk opgelost. Maar we zien bij heel veel bedrijven dat er soms inderdaad nog wel wat digitale onwetendheid heerst. Daar kan je natuurlijk alles de schuld aan geven. Aan de andere kant kun je ook wel zeggen: als iemand moeite heeft met het gebruiken van een product, dan kan het ook aan het product zelf liggen. Daar gaan we het zo over hebben.
Glenn van der Burg (host): Stefan, los jij alles gewoon lekker zelf op?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Nou, deels. Dit valt wel mee hoor. Vaak ben ik wel de helpdesk van het hele gezin en de hele omgeving en je ouders en je schoonouders, de buurman. Alleen moet ik toch wel bekennen dat ik er niet overal verstand van heb. De basis is altijd hetzelfde: gewoon aan en uit zetten.
Glenn van der Burg (host): Laten we het eerst even hebben over het belang van een goede digitale werkplek. Gek genoeg hebben we het hier in tien jaar nog nooit over gehad. Terwijl het voor veel werkenden het belangrijkste gereedschap is: een scherm met toetsen en een muis of trackpad. Is dit überhaupt een onderwerp waar HR ook bij jullie om de hoek komt kijken? Of is de IT-afdeling nog steeds jullie counterpart?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Gelukkig steeds vaker HR, communicatie en IT. En daar vindt de directie ook iets van, waardoor de gesprekken veel leuker worden. Het gaat niet alleen meer om “doe mij maar 10 kilo 365”, maar steeds meer over hoe we mensen echt goed faciliteren. Als je timmerman bent, wil je goed gereedschap. Op kantoor krijg je het vaak in je mik geschoven. Wij hebben iets leuks bedacht waardoor werken leuker en makkelijker wordt.
Glenn van der Burg (host): Niet te snel naar de oplossing. Eerst even snappen wat er aan de hand is. Jullie komen veel bij klanten. Waar lopen we met z’n allen tegenaan? Het moet gereedschap zijn dat helpt, maar soms zit het in de weg. Stefan, wat valt jou op?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Het vinden van bepaalde documenten. Vindbaarheid is een groot probleem. Er zijn zoveel plekken om bestanden op te slaan: bijlagen in mail, Teams, chat. Er wordt te weinig nagedacht over een centrale plek of over iets dat door alles heen zoekt.
Glenn van der Burg (host): Complexiteit en beveiliging?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Voor eindgebruikers lastig. Veel applicaties moeten veilig, IT denkt daarover na, maar de gebruiker is vaak het grootste risico. Denk aan veel verschillende wachtwoorden en voorwaarden. Terwijl er mooiere oplossingen zijn dan elke keer een login en wachtwoord. Daar komen we bij de oplossingen op terug.
Glenn van der Burg (host): All right. Dus: kan ik informatie vinden en kom ik erin? Wat nog meer, Stefan? Zeker bij nieuwe medewerkers?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Links die je dagelijks nodig hebt, standaardinstellingen zoals je e-mailhandtekening. Neem je die over van een collega, dan staat ineens de verkeerde functie eronder. Dat zien we vaak.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Een hele belangrijke is de visie van een bedrijf op hoe je omgaat met IT. Als je dat niet of niet goed documenteert, gaat iedereen maar wat doen. De één mailt veel, de ander doet alles in Teams, weer een ander op SharePoint. Wat willen we als bedrijf, hoe categoriseren we, waar staat wat en hoe archiveren we goed?
Glenn van der Burg (host): Mailen is zo’n interessant voorbeeld. We weten dat mail onproductief kan zijn, maar ondertussen mailen we door. We geven mensen een gereedschapskist zonder uit te leggen wat waarvoor is. Dan ga je een schroef in de muur slaan met een nijptang. Niet handig.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Precies. Je moet uitleggen wat de bedoeling is, toezien op goed gebruik en mensen instrueren. Aan de voorkant wordt wel training gegeven, maar daarna komt vaak niemand meer terug om te kijken of het na een half jaar nog goed gaat. Daar zit een uitdaging.
Glenn van der Burg (host): Nog één. Je zet je laptop aan en ziet het standaard Apple- of Microsoft-bureaublad. Waarom staat daar niet gewoon de informatie van jouw bedrijf? Nieuws, projecten, dingen die iedereen wil weten.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Exact. Je zet ‘m vaak aan, gebruik dat moment om te informeren en faciliteren. Ook vrijwilligers wil je betrekken en informeren. Met een werkplekoplossing kan dat. Je geeft iedereen toegang tot de wereld, maar stuur ook een beetje met het apparaat: interne communicatie, betrokkenheid, snel kunnen werken en bij documenten komen. Dat kun je gewoon organiseren op dat ding.
Glenn van der Burg (host): En vanuit HR kun je alles aanreiken: declaraties, formulieren, lease, contracten. Niet “zoek het maar uit op het netwerk”. Wat is daar het alternatief? Daar komen we zo op.
Wat ik ook interessant vind: thuis heb je soms nieuwere of vrijere spullen dan op je werk. Bring your own device was een trend. Is daar goed over nagedacht? Wat is open en wat is dicht?
Peter Vos (CMO, Lemontree): BYOD zien we nog steeds bij zzp’ers en vrijwilligers, maar we stellen wel eisen. Je werkt in een toegestane browser, logt netjes in, en bedrijfsdata mag je misschien niet eens downloaden of printen. Zo houd je een beveiligingsschil, ook op zo’n handig device.
Glenn van der Burg (host): Wat ik het meest irritant vind: apparaten staan standaard ingesteld om me te storen. Bliepjes, pingetjes, updates, terwijl ik wil focussen. Kun je zorgen dat mensen meer gefocust kunnen werken en in flow komen?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Absoluut. Ik sprak een directeur van een goed doel die elke dag twee uur kwijt was aan informatie verzamelen. Door die informatie op zijn scherm te bundelen, won hij twee uur per dag. We laten ons leiden door wat langskomt. Je moet slimmer nadenken over hoe iemand werkt, wat je verwacht en hoe je de werkplek inricht.
Glenn van der Burg (host): Doen jullie dat steeds meer, dichter bij de professional zitten en de werkplek laten helpen?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Ja. Als een klant een nieuwe werkplek-oplossing afneemt, gaan we per afdeling het gesprek aan: wat doe je, en hoe kan IT je leven makkelijker maken? Voor de pingetjes is er bijvoorbeeld een focusmodus in Microsoft waarmee je een uur ongestoord kunt werken.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Het pingetje is welkom als je spijkers bijna op zijn. Maar als de hele dag je WhatsApp pingt, sla je geen spijker meer in de muur.
Glenn van der Burg (host): Kortom, er is veel te verbeteren. Hoe je dat anders kunt doen, hoor je zo.
Peter Vos (CMO, Lemontree): We mogen gaan oplossen.
Glenn van der Burg (host): Zullen we beginnen met afspraken: wat gebruiken we waarvoor, en waar zetten we wat neer? Daar hoef je niks nieuws voor te kopen. Hoe pak je dat slim aan?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Veel zit al in Microsoft 365. Begin met: wat hebben we gekocht en wat gaan we ermee doen? Met Viva Engage kun je een intern social platform maken. Dat scheelt mail. Teams is meer dan vergaderen: voor tijdgebonden projecten richt je teams en kanalen in en deel je informatie. Microsoft heeft er al over nagedacht; er zijn handleidingen om slimmer te werken. Begin met je huiswerk: zet de tools slim in.
Glenn van der Burg (host): Dan moet gedrag mee. Veel mensen gebruiken mail als archief en to-do. Mail is formeler en handig naar klanten, maar intern cc’en om je in te dekken werkt niet.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Precies. En je raakt het overzicht kwijt in threads. De uitdaging is mensen van aanmodderen naar slimmer gebruik te krijgen. Met een goede werkplek die we samenstellen op basis van jaren IT-ervaring, faciliteer je die tools. Je brengt het samen, zonder te zeggen “je moet Viva gebruiken” — het staat gewoon voor je neus. Je ziet wat je moet doen en doet mee.
Glenn van der Burg (host): Moet je iedereen trainen?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Deels. Training werkt, zeker bij nieuwe tools. Maar hele organisaties trainen is niet altijd haalbaar, bijvoorbeeld bij ploegendiensten. Werk met key users of champions die de materie eigen maken en sturen op afspraken. Maak ook communicatieafspraken: op mail binnen drie dagen reageren; chat mag sneller; bel voor urgent. Koppel tools aan die afspraken.
Peter Vos (CMO, Lemontree): En gebruik Teams in plaats van WhatsApp voor bedrijfscommunicatie. Teams heeft chat en een mobiele app binnen je bedrijvendomein. Dan heb je als organisatie controle.
Glenn van der Burg (host): Interne communicatie dan. Zelden is een intranet levendig. Los dat ook even op?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Dat hebben we gedaan. We bieden een gedeeld, gepersonaliseerd startscherm waarop jij jouw relevante informatie vindt. Niet één SharePoint voor iedereen, maar gepersonaliseerd: jouw applicaties, nieuws van jouw locatie, events, trainingen, showcases. Vormgegeven in je bedrijfsstijl.
Glenn van der Burg (host): Ik open mijn laptop en zie als eerste mijn gepersonaliseerde homepage. Agenda, binnengekomen mails, nieuws, evenementen, acties, afspraken?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Exact. En ook bijvoorbeeld een Power BI-tegel: je sales-target en voortgang, of voor HR het aantal zieken, gemiddelden, teamproductiviteit. Je hoeft het niet op te zoeken, het staat er.
Glenn van der Burg (host): En als ik in de zorg werk zonder laptop, maar met tablet of smartphone?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Dan komt de modern workplace op mobiel terug. Je wilt niet continu inloggen op elke app. We koppelen apps aan Microsoft, zodat je na één beveiligde login niet telkens opnieuw hoeft in te loggen. En je vindt je zorgapplicaties centraal terug.
Glenn van der Burg (host): Maar hoe personaliseert dit voor iedereen? Dat is toch ingewikkeld?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Niet ingewikkeld, wel doordacht. Begin met een workshop: hoe werken mensen en wat verwachten ze? Denk als een bouwvakker: welke klus, welk gereedschap? In het dashboard zit ook een zoekmachine die in je hele Microsoft 365 zoekt, én in “Weten & Regelen” — de HR-sectie met personeelshandboek en formulieren. Zoek op “declaratie” en je krijgt uitleg en een link, of je vult het direct vanaf je dashboard in. Alles gericht op het vereenvoudigen van tijdrovende processen.
Glenn van der Burg (host): Je helpt de werkende mens én je kunt sturen met welke informatie je laat zien. Als je iets maakt dat mensen graag gebruiken, dan staan ze ook meer open voor de boodschappen die je wilt brengen. En je kunt meten hoe vaak iets geraadpleegd wordt.
Peter Vos (CMO, Lemontree): Klopt. De gebruiker is eerlijk: die klikt niet op iets waar hij geen zin in heeft.
Glenn van der Burg (host): Dan nog de toekomst. Er kan al zoveel en we gebruiken zo weinig. Heeft het zin om nieuwe dingen te bedenken? Wat doet Microsoft nog?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Microsoft focust op productiviteit en samenwerken. Met een standaardlicentie krijg je al tientallen apps. Vaak huren bedrijven externen in voor iets wat al in de suite zit, zoals enquêtes. Dat is zonde. Kennisdeling helpt, maar houdt ergens op. Onze rol is om mee te lopen op de werkvloer en repeterend werk te automatiseren. Ik zag laatst nog een onboardingformulier dat geprint, met pen ingevuld en weer ingescand werd. Dat kan slimmer.
Glenn van der Burg (host): AI dan. Vroeger hadden we dat irritante paperclipje. Nu kan AI echt helpen: “ik moet dit doen, hoe pak ik dat aan?” Of ben ik te positief?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Alles heeft twee kanten. Wij houden een echte servicedesk met mensen, want mensen praten graag met mensen. AI kan veel, maar we gaan geen hele afdeling wegautomatiseren. Tegelijk hebben we mooie AI-toepassingen, zoals security awareness die jouw gedrag leert en je op een slimme manier test met lokmails. En Microsoft Copilot is een persoonlijke assistent met veel kansen, maar je moet het goed inrichten: waar mag die bij, hoe zet je het verstandig aan?
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): AI is gekomen om te blijven. Aanbieders struikelen over elkaar. Wil je het zakelijk verstandig gebruiken, gebruik dan het product binnen jouw organisatie, zeker met bedrijfs- en persoonsgegevens. In je Microsoft-omgeving kan Copilot leren van jouw data en je daadwerkelijk helpen: schrijven zoals jij, analyses, tips over je werkpatronen. De rapportagemogelijkheden zijn fantastisch. Een collega kreeg in één keer de samenvatting van oude mailwisselingen terug — dat scheelt uren zoeken.
Glenn van der Burg (host): Laatste vraag. Onze luisteraars hebben weinig tijd en IT staat niet hoog op het lijstje. Waar moet de gemiddelde leidinggevende of HR-professional zijn schaarse tijd in steken om de organisatie en de mensen verder te helpen?
Peter Vos (CMO, Lemontree): Zorg dat mensen makkelijk beschikken over de tools die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Bied het centraal en eenvoudig aan. Denk aan een gepersonaliseerd dashboard waarin ook alle HR-zaken terug te vinden zijn.
Stefan van der Aar (Product Manager, Lemontree): Neem IT serieus, ook als je HR of communicatie bent. Wat hebben we in huis en welke afspraken maken we? We hebben zoveel manieren om samen te werken, intern en extern. Maak duidelijke afspraken: gaat Teams ’s avonds door of niet? Geef als management het goede voorbeeld. Als je om 23.00 uur mailt, krijg je vaak gelijk antwoord, maar het is ongezond. Laat tools voor je werken en leef de afspraken zelf na.
Glenn van der Burg (host): Dank jullie wel. Ik vond het bijzonder leuk om met jullie te praten. Hopelijk hebben we onze luisteraars een stapje verder geholpen. Je hoorde Peter Vos en Stefan van der Aar van Lemontree, die overigens al tien jaar een 9,4 krijgen voor klanttevredenheid. Hoe krijg je het voor elkaar — daar komen ze vast een andere keer over vertellen.
We maken nog een uur Peoplepower en dan gaan we het heel ergens anders over hebben. Als je live luistert: blijven luisteren. En als je de podcast luistert: blijven luisteren. Meer afleveringen vind je op peoplepower.radio en in je favoriete podcast-app.