Glenn van den Burg (Host): Ondernemerschap, innovatie, duurzaamheid. Denk vooruit. Durf te doen. Maak het verschil. Dit is New Business Radio. Listen today, lead tomorrow. Met nu Peoplepower. Glenn van den Burg. Een vliegende start is natuurlijk prachtig, maar wat als je halverwege blijft steken? Je hebt een geweldige onboarding ingericht. Nieuwe collega's starten enthousiast en vol vertrouwen. Maar al snel stuiten ze op haperende systemen en losse processen. De energie van die eerste weken is weg. Als HR wil je verder bouwen aan een sterke employee experience. Aan leren en ontwikkelen. Aan strategische doelen. Maar techniek zit soms meer in de weg dan dat het helpt. Hoe houd je grip op de wirwar van tools, leveranciers en koppelingen? Hoe bouw je als HR een ecosysteem waarin alles soepel samenwerkt? Zodat jij kunt focussen op je mensen en niet op de IT. Te gast is Gijs Hendrix. Hij is Director Product & Development bij Appical. En hij gaat ons helpen in deze aflevering van Peoplepower. Leiderschap, leren, inzetbaarheid en inclusie. De laatste inzichten hoor je in Peoplepower. Gijs, leuk dat je er bent. Laten we eerst even beginnen voordat we de nitty gritty induiken. Als jij een onboardingervaring moet duiden wanneer die echt goed is, wat zijn dan de elementen die daarin moeten zitten?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Ja, dankjewel. Dat is meteen een goede vraag. Je hebt daar wat frameworks voor. Het begint ermee dat de persoon die binnenkomt op zijn gemak is, weet wat die kan verwachten, is voorbereid op de eerste dagen en weken en met een lekker gevoel aan die nieuwe start begint. Daar gaat het vaak mis.
Glenn van den Burg (Host): Dat klinkt alsof je onzekerheden wegneemt.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Klopt. Het is spannend en onzeker om in een nieuwe organisatie te beginnen. Je kent nog niemand, je weet nog niet wat er van je verwacht wordt. Die onzekerheden kun je wegnemen met goede onboarding.
Glenn van den Burg (Host): Dus dat is één kant van de medaille. Wat is de andere kant?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): De praktische kant. Er moet veel geregeld worden. Veel mensen kennen het: je begint ergens en ze waren je bijna vergeten. Als je geluk hebt staat er een laptop klaar, maar soms niet. Of je manager is er niet. Het zijn niet altijd extreme spookverhalen, maar vaak zit het ertussenin. Zonde, want je begint met een valse start.
Glenn van den Burg (Host): Dus: onzekerheden wegnemen én praktische zaken regelen. Pasje om binnen te komen, betalen in de kantine, laptop, toegang tot systemen.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Ja, en daar zitten ook complianceaspecten aan: informatie verzamelen, kopieën, emergency contacts. Er is veel te regelen en dat gaat soms niet goed. Wij spreken over de experience-kant (gevoel, verwachtingen) en de praktische kant van onboarding.
Glenn van den Burg (Host): Er is ook de “harde” kant: mensen sneller productief maken. Zodat ze makkelijker op de trein springen.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Uiteindelijk kijk je als organisatie en HR naar een businesscase met return on investment. Mensen moeten dingen weten om productief te zijn. Als dat drie maanden duurt in plaats van zes, scheelt dat financieel. Daarnaast blijven mensen langer als ze lekker starten; wij zien dat bij klanten terug in retentie. En zelfs no-shows kun je verminderen; in sommige branches komt het voor dat mensen niet komen opdagen tussen tekenen en starten. In die periode gebeurt vaak niks, terwijl je daar al het verschil kunt maken. Dat gat proberen wij te vullen.
Glenn van den Burg (Host): Die preboardingperiode is bijna een verliefdheidsfase. Je kunt de energie benutten, maar het moet niet te fantastisch worden. Zonde als je dat laat liggen.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Precies. Solliciteren is bijna daten. Je start een nieuwe relatie. Je haalt er meer uit door het proces beter neer te zetten.
Glenn van den Burg (Host): Recap dus. Vaak is het eerste stukje wel oké, maar daarna krijg je een wirwar aan processen waar het gaat rammelen. Wat kom je tegen in de praktijk?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Onze klanten willen dit juist goed vastpakken, maar anekdotisch hoor je: er zit een gat tussen hiring (waar systemen en processen voor zijn) en het moment dat je in learning journeys en beoordelingscycli terechtkomt. Daartussen zit niks. Ondanks de hype rondom onboarding hebben nog steeds meer organisaties dit níet goed geregeld dan wel.
Glenn van den Burg (Host): Wat maakt het zo ingewikkeld?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Veel organisaties weten niet hoe ze het moeten pakken of zien niet hoe je kunt standaardiseren. Je eindigt al snel bij tooling: HR werkt met een landschap aan verschillende IT-systemen. En sommige systemen zijn niet van HR: laptops en accounts liggen bij IT. Daar ben je afhankelijk van. IT regelt vaak hardware en accounts. Als dat niet lukt, kun je niks, dus dat is meestal nog wel oké. Maar de aansluiting met de rest kan slecht zijn. Compliance wil dingen vastleggen: toegangsrechten, certificaten, VOG, doorgeven aan autoriteiten. Allerlei afdelingen willen iets.
Glenn van den Burg (Host): En misschien is het voor HR niet de kernkwaliteit om systemen en processen aan elkaar te plakken.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): De complexiteit is coördinatie. In onboarding is er veel meer afstemming tussen teams in korte tijd. Bij interne transities weten mensen de weg, maar ook daar is winst te behalen. In preboarding is het extra lastig: de kandidaat heeft nog geen account, je kunt niks delen via interne systemen. HR moet coördineren zonder makkelijke kanalen. HR leunt op HRIS, payroll, ATS. Daar zitten gaten tussen. Soms bieden die systemen wel iets voor onboarding, maar dat is vaak matig.
Glenn van den Burg (Host): Het lijkt op een klantreis. Voor klanten is er vaak één systeem end-to-end. Waarom niet voor medewerkers, zeker nu talent schaars is?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Historische afbakeningen in softwaredomeinen. Overgangen zijn lastig. Het is een gat in de markt, maar je hebt ook keuzes: of je wordt een alles-in-een-doos die veel half doet, of je specialiseert en werkt goed samen. In dat samenwerken zit een deel van het probleem.
Glenn van den Burg (Host): We gaan de systeemkant schetsen. Vanuit een organisatie die goed wil onboarden: welke systemen moeten aan elkaar plakken?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): De standaardset: een ATS (Applicant Tracking System) om mensen aan te nemen. Een HR-informatiesysteem (system of record) met alle employee-informatie. Payroll. Iets voor learning & development. Eventueel performance management. En wat ons betreft een dedicated onboardingoplossing. Buiten HR-domein: e-mail, single sign-on, toegangsbeheer, aanvragen en registreren van voorzieningen.
Glenn van den Burg (Host): En ik wil niet 17 keer m’n naam en BSN invullen.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Precies. Net als in de klantreis is het irritant om herhaling te hebben. Sommige systemen moeten meer met elkaar praten dan andere. SSO is vaak wel goed. HRIS naar payroll vaak ook. Maar de koppeling tussen ATS en HRIS is er vaak niet of niet goed. Daardoor moet de nieuwe starter info herhalen. Dat voelt onprettig.
Glenn van den Burg (Host): Jullie komen binnen om onboarding soepel en leuk te maken. Hoe los je dit op?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Wij maken niet alle andere systemen overbodig. Je hebt voor elk use case gespecialiseerde software nodig. We zijn geen vervanging voor ATS of HRIS. Wij doen transities zoals onboarding heel goed, omdat een moduletje in een suite daar vaak tekortschiet. Dat betekent dat we uitstekend moeten samenwerken met andere systemen om dubbele invoer te voorkomen. Handmatig accounts aanmaken in drie systemen werkt niet. Je wilt automatiseren: van systeem A (bijv. ATS) een signaal naar Appical: maak een account aan en stuur een welkomstmail. Vervolgens haalt Appical informatie op bij de kandidaat en schrijft die geautomatiseerd terug naar het HRIS. Dat doe je via API’s. Maar je bent afhankelijk van leveranciers aan beide kanten die dit goed implementeren.
Glenn van den Burg (Host): Zeg je dat dat nog niet overal goed geregeld is? In 2025?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Helaas wel. Sommige vendors pretenderen alles zelf te doen en hebben minder belang bij goede integraties. Bij selectie moet je daar kritische vragen over stellen.
Glenn van den Burg (Host): Welke vragen?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Kijk of leveranciers publiekelijk integraties en technische documentatie tonen. Check lijsten met bestaande integraties en vraag om referenties met lopende koppelingen. Betrek IT-collega’s om de techniek te toetsen.
Glenn van den Burg (Host): Straks wil ik naar de niet-IT kant en de toekomst. Eerst het ideale plaatje. Ik zet mijn handtekening. Wat gebeurt er dan?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Je krijgt direct een e-mail: gefeliciteerd, rond je account aanmaak af en start je preboarding. Idealiter is er alvast een bedrijfsaccount of een pre-account dat later doorstroomt. Je downloadt een app in de look & feel van de werkgever. De reis start rustig, niet overweldigend: een welkomstvideo van de CEO, daarna gedoseerde content via notificaties. Praktische info: eerste dag, route, parkeren, dresscode, lunch. Je kunt allergieën doorgeven. Tegelijkertijd vraag je zaken uit: bijvoorbeeld VOG aanvragen, declareren en uploaden. Alles voer je in de app in; aan de achterkant schrijft Appical via API’s de juiste data en documenten naar het HRIS of documentmanagement, zodat HR alles op de bekende plek terugvindt.
Glenn van den Burg (Host): Fast forward naar dag één. Ik loop naar de balie.
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Je pas ligt klaar. Je manager heeft een agendanotificatie en haalt je op. Op je bureau staat een welkomstpakket met laptop en goodies. ’s Ochtends krijg je in de app aanvullende info over je eerste week en maand. Omdat jij tijdig alles hebt aangeleverd, werkt je toegang en staan je systemen klaar.
Glenn van den Burg (Host): Top. Zes weken preboarding en dan nog maanden onboarding. Ik blijf die app gebruiken als houvast. Na zes maanden ben ik ge-onboard. Maar ik werk nog steeds daar. Interne communicatie is vaak matig: portals waar niemand kijkt, weinig interactie. Waarom gaat de onboardingapp niet over in een interne communicatie-app?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Er zijn grofweg drie paden: 1) chat/communicatie (Slack, Teams), 2) informatievoorziening/intranet (vaak matig), 3) learning & development. Nu kom je dan in andere systemen terecht. De transitie is niet altijd logisch. Het is terecht om te vragen waarom dat niet in één doorlopende ervaring kan.
Glenn van den Burg (Host): Je hebt engagement opgebouwd; waarom stop je dan?
Gijs Hendrix (Director Product & Development, Appical): Als vendor is het riskant om “alles” te bouwen: je eindigt met veel halfbakken features en kwaliteitsverlies. Beter is specialiseren en heel goed integreren met een medewerkersapp of social/intranet dat wél werkt. Als HR-team moet je een visie hebben: wat wil je bereiken na onboarding? Kies tools per onderdeel, zorg dat ze goed inhaken en sluiten. Als je een top-onboarding neerzet en daarna iedereen op een stoffig intranet laat landen, heb je een volgende opgave in communicatie en community.
Glenn van den Burg (Host): Het is als je huis verbouwen: pak je één kamer aan, dan valt de rest extra op. Dankjewel. Je luisterde naar Gijs Hendrix, Director Product & Development bij Appical. Wil je meer weten over Appical? Ga naar appical.com. Jij dankjewel voor het luisteren naar deze aflevering van Peoplepower. Er is nog veel meer. Hoe kan jouw organisatie verbeteren? Hoe zorg je voor gelukkigere collega’s? En hoe geef je zelf vorm aan je carrière? Je hoort het op het podcastkanaal New Business Radio Work. Check je favoriete podcastplatform en abonneer je op New Business Radio Work.