Voice-over (New Business Radio): Hoe geef je richting aan verandering? Hoe maak je impact met visie, leiderschap en innovatie? Je hoort het op het podcastkanaal New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow. Hier vind je al onze programma's voor businessshapers. Met gesprekken met leiders, ondernemers en vernieuwers die hun organisatie klaarmaken voor de volgende sprong. Check je favoriete podcastplatform en abonneer je op New Business Radio. Listen Today, Lead Tomorrow.
Glenn van der Burg (Host): Hoe ontketen je de kracht van mensen en organisaties? Peoplepower brengt je de laatste wetenschappelijke inzichten en praktijkvoorbeelden. Over leiderschap en leren, betrokkenheid en bevlogenheid, inzetbaarheid en inclusie. Omdat mensen het verschil maken in jouw organisatie. Hoe leg je een solide basis voor nieuwe medewerkers? En welke basisinformatie en afspraken mogen echt niet ontbreken? Een effectief onboardingprogramma begint bij die basis. Een toffe bijeenkomst is natuurlijk leuk, maar zonder laptop en toegang tot essentiële software wordt het slechts franje. De eerste C van het onboardingmodel, compliance, vormt een essentiële bouwsteen voor succes op lange termijn. Wat zijn de belangrijke basics van een effectief onboardingprogramma? En hoe zorg je ervoor dat compliance-onderdelen niet alleen afgevinkt worden, maar ook bijdragen aan het succes van een nieuwe medewerker? Te gast: Wouter Koetze, Human Capital Business Partner bij Voys; Mark van de Grift, Projectmanager HR bij de Nederlandse Zorgautoriteit; en Floor Stam-Lammers, commercieel directeur bij Peple. We nemen deze aflevering op tijdens Onboard Amsterdam, het grootste onboardingsevent van Europa. Er lopen hier zo'n beetje 700, 800 mensen rond, dus je hoort wat gezellige roezemoes op de achtergrond. Wouter, Mark en Floor, leuk dat jullie er zijn. We praten over die compliance. Dan denk je al snel aan moeten en erin passen. Waarom is het dan toch zo superbelangrijk dat je dat strak op orde hebt, Floor?
Floor Stam-Lammers (Commercieel directeur, Peple): Omdat dat belangrijke zaken zijn die bijdragen aan succes en duidelijk maken wat rechten en plichten zijn binnen je organisatie. Het is dus cruciaal om die informatie goed én toegankelijk te delen, zodat het geen vervelende afvinklijstjes worden maar mensen de moeite nemen om de informatie echt tot zich te nemen. Er komen bovendien steeds meer verplichtingen bij, bijvoorbeeld op het gebied van security. De bad guys worden slimmer, dus kennis delen is belangrijk. En goede onboarding blijft essentieel voor het slagen van mensen. Zeker in deze arbeidsmarkt, waarin het moeilijker is om aan nieuwe mensen te komen, moet je zorgen dat wie je vindt ook vliegend van start gaat.
Glenn van der Burg (Host): Mark, hebben jullie het helemaal voor elkaar? Als mensen bij jullie beginnen, staat de laptop klaar, alles erop, alle toegang geregeld, pandtoegang, compliance, noem maar op. Alles gefixt?
Mark van de Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): We hopen dat wel. Wat mooi is om te zien, is dat de markt continu wijzigt. Nieuwe regels op privacy vragen om nieuwe maatregelen. Een succesfactor is je proces continu reviewen: staat het nog en klopt het nog? Wat je vijf jaar geleden verzon, werkt nu niet meer. In onze ogen willen we die complianceprocessen zo makkelijk mogelijk maken. Is het níet geregeld, dan is het een dissatisfier; het is zelden een satisfier. Zorg dus dat dit goed geregeld is, zodat het geen drempel vormt of reden om af te haken.
Glenn van der Burg (Host): Wouter, Voys is bijzonder georganiseerd: steward-owned, zelfsturend. En dan mag jij praten over compliance. Hoe zorgen jullie dat dat óók net even anders en toch gewoon goed geregeld is?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Net als iedereen: het moet gewoon voor elkaar zijn. Context: we werken zelfsturend, zonder managers, met rollen en cirkels. Holacracy dus. Voorafgaand aan iemands start zijn er zo'n tien rollen betrokken om alles te regelen. De kickstarters, zo noemen we de onboarders, zorgen dat alles klaarstaat en sturen anderen aan. Er zijn rollen voor security, voor hardwarekeuzes en installatie, en voor alle wettelijke gegevens. Het belangrijkste is dat qua compliance alles geregeld is.
Glenn van der Burg (Host): Hoeveel rollen heb jij eigenlijk?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Ik heb er 21, maar die staan niet allemaal tegelijk ‘aan’. Vandaag staat bijvoorbeeld mijn kickstartrol aan. Dat geeft focus en energie.
Glenn van der Burg (Host): Floor, waarom hebben we het hier nog over? Je moet het toch gewoon goed voor elkaar boxen?
Floor Stam-Lammers (Commercieel directeur, Peple): Het is lastig omdat het continu verandert en vaak nog handwerk is. Het verschilt per functie, dus automatiseren is belangrijk: zoveel mogelijk checks en taken systeemgestuurd laten verlopen. Denk ook aan employer-compliance vanuit de medewerker: diploma-checks, rechtmatigheid van werken. Laat toekomstige medewerkers zelf data aanleveren om fouten te verkleinen. Er zijn veel momenten waarop iets vergeten kan worden of een fout insluipt; dat levert risico’s op.
Glenn van der Burg (Host): Het zijn dissatisfiers: goed is normaal, slecht valt op. Je krijgt zelden applaus voor een toegangspasje, maar als het er niet is, denkt iemand: waar ben ik terechtgekomen?
Mark van de Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): Precies. Vroeger propte je alle checks in één indiensttredingsdag. Maar maak er ook een experience van. Moet de laptopuitgifte drie uur aan de servicedesk kosten, of kun je de ervaring verbeteren? Kun je het omdraaien van een moedje naar iets dat bijdraagt aan je onboardingbeeld?
Glenn van der Burg (Host): Je wil ook laten zien wie je bent als organisatie. Hoe laat je dat terugkomen bij de dingen die je gewoon gefixt moet hebben? Kan dat bij jullie, Mark?
Mark van de Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): Als zorgautoriteit en ZBO horen er eisen en gedragingen bij die passen bij het ambtenaarschap: waarden van privacy, dataveiligheid, wel of geen gebruik van AI. Dat moet geregeld zijn en hoort bij het besef van werken in overheidssfeer, anders dan in de commerciële wereld. Die verwachting zetten we al in de pre-boarding neer, onder andere via Appical en met een buddy die vooraf in gesprek gaat: wat betekent dit voor jou op dag 1?
Floor Stam-Lammers (Commercieel directeur, Peple): Onboarding is persoonlijk en organisatie-specifiek. Natuurlijk zijn er vaste elementen, maar je wil juist je eigen waarden en persoonlijkheid laten terugkomen. Wat bij de een best practice is, werkt bij de ander misschien niet. Zoek wat bij jouw organisatie past.
Glenn van der Burg (Host): Wouter, hoe zorg je dat je niets vergeet en tegelijk up-to-date blijft? Heb je daar een structuur voor?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Zelfsturing helpt: je vervult een rol omdat je er goed in bent en affiniteit mee hebt. We verwachten dat de rol ‘contracten’ wet- en regelgeving bijhoudt; de rol ‘IT’ weet welke laptops en security nodig zijn. We werken met heldere checklists en veel documentatie voor pre- en onboarding. De kickstarter checkt of alles klaar is voor dag 1. Ik reken mezelf in die rol af als iets niet goed geregeld is.
Glenn van der Burg (Host): Hoe zorg je dat het bij jullie gelijk als Voys voelt, terwijl dit een zakelijk stuk is?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Compliance blijft zakelijk. Onze employer brand is anders, maar de inhoud is hetzelfde: policies (bijv. AI-gebruik), contracten, hardware, security. De toon en begeleiding maken het ‘Voys’, maar de must-haves veranderen niet.
Glenn van der Burg (Host): Neem me mee in dag 1. Ik bel aan, wat gebeurt er?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Een kickstarter heet je welkom. We geven een tour door het gebouw en de historie (we zitten in het oude Dagblad van het Noorden-gebouw). We vertellen over Voys, het plan van de dag, en we overvoeren niet. Appical staat klaar, je krijgt je tag, laptop en toebehoren. Je start rustig op, wij zijn in de buurt, buddies komen langs. Zo bouwen we de week op.
Glenn van der Burg (Host): Floor, waar gaat het het vaakst mis en waar ligt de grootste winst?
Floor Stam-Lammers (Commercieel directeur, Peple): De grootste winst is dat organisaties zich bewust zijn dat onboarding veel langer duurt dan dag 1 of week 1. Vaak verslapt de aandacht na de eerste week. Terwijl je reis al begint bij het eerste contact en sollicitatie, en het zwarte gat tussen tekenen en starten moet je vullen. Onderzoek laat zien: je eerste jaar is onboarding; sommige organisaties rekken het tot twee jaar, waarna je mentor kan worden.
Mark van der Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): Het gaat om binden in een krappe arbeidsmarkt. Begin bij recruitment: matcht het beeld dat je wekt met wat iemand op dag 1 ervaart? Wees eerlijk in verwachtingen. Anders haken mensen af. Je wil transparantie en consistentie tussen vacaturetekst en realiteit.
Glenn van der Burg (Host): Jullie komen steeds meer later ook terug bij nieuwe collega’s. Wanneer houdt het voor jou op, Wouter?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Na ongeveer negen maanden. We plannen structurele contactmomenten, buddies en mentoren zitten ertussen. Ik kijk terug: matchte het met verwachtingen en doelen? Zou je het aanbevelen? Dat is mijn KPI.
Glenn van der Burg (Host): Er zijn veel afdelingen betrokken die het druk hebben. Hoe borg je dat alles toch op tijd gebeurt, Wouter?
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Holacracy helpt. We hebben vaste overleggen met alle relevante rollen, driewekelijks bijvoorbeeld: wie komt er aan, wat moet klaarstaan? We communiceren via Slack met alle betrokkenen. Omdat iedereen een duidelijke rol en verantwoordelijkheid heeft, wordt het uitgevoerd. En als het structureel niet gebeurt, dan passen we de rolbezetting aan.
Glenn van der Burg (Host): Voor de luisteraar: Holacracy is een andere manier van organiseren. Er is ook veel over te vinden. Jullie schreven ‘Alleen maar bazen’.
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Klopt. Even googlen op ‘Alleen maar bazen’.
Glenn van der Burg (Host): Mark, hoe doe jij het met Facilities, IT en andere drukbezette clubs?
Mark van der Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): Betrek ze en maak het belang duidelijk. Ook zij hebben KPI’s op security en privacy. Laat de meerwaarde van onboarding zien. En leer van wat misgaat met retrospectives. We maken de transitie naar meer agile werken, de lerende organisatie. Het is nooit af, blijf leren. Fouten mogen, zolang je ze oplost en verbetert.
Glenn van der Burg (Host): Tot slot een rondje met concrete tips voor vakgenoten. Wat kunnen ze morgen doen om direct beter te worden op compliance? Mark?
Mark van der Grift (Projectmanager HR, Nederlandse Zorgautoriteit): Hou het klein en makkelijk. Focus op wat echt móet: laptop, AVG, kern-compliance. Betrek niet meteen de hele wereld; wij kwamen van een dag met 13 afdelingen die allemaal hun verhaal wilden doen. Schrap dat.
Glenn van der Burg (Host): Floor?
Floor Stam-Lammers (Commercieel directeur, Peple): Automatiseer zoveel mogelijk. Leg taken en checks in het systeem vast en laat het systeem uitzetten en bewaken. Laat medewerkers hun gegevens zelf invullen om fouten en dubbel werk te voorkomen. Dan heb jij tijd voor de dingen die het verschil maken.
Glenn van der Burg (Host): We zijn als consument verwend; dat verwachten we ook van werkgevers. Contract al getekend en tóch nog keer op keer gegevens invullen frustreert.
Wouter Koetze (Human Capital Business Partner, Voys): Regel zoveel mogelijk vóór de start. Laat recruiter of hiring manager alle benodigde info vroegtijdig verzamelen. Je wéét wat je nodig hebt; voorkom het ‘grote niets’ in de pre-boarding.
Glenn van der Burg (Host): Dank jullie wel: Wouter Koetze van Voys, Mark van de Grift van de Nederlandse Zorgautoriteit en Floor Stam-Lammers van Peple. En jij bedankt voor het luisteren. Dit was aflevering drie van de zes die we hier maken. Meer afleveringen vind je op peoplepower.radio en in je favoriete podcastapp.